Assistant - Assistante Administratif

Il y a 6 mois

ChoisyleRoi, France ARTELIA Temps plein

Description du poste

La BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d'oeuvre qu'en assistance technique ou en études d'exécution et expertises, dans l'ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS,...). La BU compte plus de 600 collaborateurs répartis dans 8 branches sur les métiers de l'infrastructure, du ferroviaire, du pilotage d'opération et des bâtiments voyageurs.

La branche STG (Structure, Tunnel & Génie civil) compte 100 collaborateurs répartis dans 4 départements:
Infrastructures urbaines et ferroviaires,
Tunnel, géotechnique et structures souterraines,
Génie civil des grands projets,
BIM & digitalisation
Au sein de la branche Structure, Tunnel & Génie civil, vous assurez l'assistanat d'un département, vous vous occupez de la facturation de l'ensemble de la branche et venez en support du montage des offres commerciales.

Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

Assistanat du département

**Gestion administrative**: courriers, organisation réunions et support aux équipes, réservation de salles, etc...
Gestion des agendas
Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département y compris vérification des notes de frais
Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

Gestion des arrivées de personnel

**Gestion du matériel**: demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI....
Mouvement de personnel et affectation
Accueil des personnes

Facturation pour l'ensemble de la branche

Création des numéros d'imputation dans SAP et suivi des imputations
Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L1)
Suivi des missions notifiées et envoi à la comptabilité
Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires de la branche
Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

Suivi administratif des indicateurs SMART en lien avec les responsables de pôle ou de département

Carnets de mission
CVs
Enquête satisfaction client
Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
REX mission
REX sécurité
Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Gestion des prestataires de service en lien avec les responsables de pôle ou de département

Rédiger les contrats et assurer leur suivi administratif (mise à jour chaque année avec revalorisation)
Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
Saisir les factures dans les dossiers de missions

Support du montage des offres commerciales

Il s'agit d'assurer une continuité de service en cas d'absence au sein des équipes Développement.

**L'assistant(e) aura en charge**:
La veille et la sélection des appels d'offres lancés.
Le téléchargement des DCE sur demande
La diffusion des consultations aux départements concernés
La gestion des retours en lien avec les autres entités du groupe : GO/ NO GO dans l'outil REFLEX
**L'aide au dossier technique**: récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO...
Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions...) et les réponses à apporter
La création des opportunités dans Reflex

**Qualifications**:
Qualités et compétences requises

Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
Être rigoureux(se) et organisé(e)
Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
Avoir le sens du service et de la continuité de l'action à conduire
Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions
L'anglais serait apprécié
Informations supplémentaires

**Nous vous offrons**:
**Une entreprise sociale et citoyenne**: accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
**Une organisation du travail modulable**: télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
**Une politique de partage des résultats**: intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les oeuvres sociales, forfait mobilité durable...
Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

**Notre process

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France CARLISE Temps plein

    Assistant Administratif (H/F) Aperçu: Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. Le poste offre l'opportunité de soutenir nos activités administratives et de contribuer à la bonne gestion du bureau. **CDI - Temps Plein** **Une Expérience sur un poste similaire serait apprécié** **Etre Titulaire du Permis B...

  • Recherche Assistant(E) Administrative

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France CARLISE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous serez responsable de fournir un soutien administratif et de secrétariat à notre équipe. Responsabilités: - Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Gérer le courrier entrant et sortant - Assister à la...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Présentation des missions de l'assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi L'assistant administratif accès aux droits assure aux personnes reçues l'accès à l'ensemble de leurs droits sociaux et garantit un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux (AS). Les missions principales de...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Présentation du posteL'assistant administratif accès aux droits assure aux personnes reçues l'accès à l'ensemble de leurs droits sociaux et garantit un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux (AS).Le candidat idéal possède un baccalauréat professionnel ou technologique ou un BTS Services et Prestations des...

  • Assistant(e) d'Agence

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France PRO EMPLOI Temps plein

    Pro Emploi recrute un/une assistant(e) d'Agence pour son agence de Choisy-le-Roi.L'assistant(e) d'agence assure le premier contact et le premier niveau d'information et d'orientation. Il/Elle assure la gestion administrative des missions et de l'agence.Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats, intérimaires en parcours,...

  • Assistant - Assistante Administratif

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France Artelia Temps plein

    **Description de l'entreprise**: - Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ **Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Présentation de l'assistant administratif accès aux droitsL'assistant administratif accès aux droits est un professionnel qui assure aux personnes reçues l'accès à l'ensemble de leurs droits sociaux et garantit un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux.Missions principalesAssurer le 1er...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Missions de l'assistant administratif accès aux droitsL'assistant administratif accès aux droits assure aux personnes reçues l'accès à l'ensemble de leurs droits sociaux et garantit un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux (AS).Il/elle participe à l'accueil physique et téléphonique et...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    il y a 3 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Présentation du posteL'assistant administratif accès aux droits est chargé d'assurer l'accès à l'ensemble des droits sociaux des personnes reçues et de garantir un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux.Il/elle participe également à l'accueil physique et téléphonique.Missions...

  • Assistant administratif accès aux droits en EDS de Choisy-le-Roi F/H

    Il y a 6 mois

    Choisy-le-Roi, France Département du Val-de-Marne Temps plein

    Présentation générale des missions L'assistant administratif accès aux droits assure aux personnes reçues l’accès à l’ensemble de leurs droits sociaux et garantit un suivi administratif de leurs dossiers en collaboration avec les assistants sociaux (AS). Comme l’ensemble des collaborateurs en EDS, il/elle participe à l’accueil physique et...

  • Assistant Commercial Et Administratif

    Il y a 6 mois

    Choisy-le-Roi, France DIAGMANIA Temps plein

    Missions principales: Contact direct avec nos partenaires professionnels de l’immobilier (agence immobilière, agent immobilier, syndic ) - Gestion et suivi du portefeuille clients - Suivi administratif des dossiers en cours - Accueil téléphonique - Gestion des commandes, des ordres de missions et des factures - Prise de commande par téléphone - Saisie...

  • Assistant(e) d'Agence

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France PRO EMPLOI Temps plein

    Professionnel(le) d'Accueil et de Gestion AdministrativeL'assistant(e) d'agence est un professionnel chargé de l'accueil et de la gestion administrative des missions et de l'agence de Pro Emploi à Choisy-le-Roi.Compétences et ResponsabilitésAssurer l'accueil physique et téléphonique des candidats, intérimaires en parcours, entreprises utilisatrices,...

  • Assistant de Direction

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France Esmo Temps plein

    ESMO, société spécialisée dans la gestion et l’aménagement de centres dentaires depuis 2016 recherche pour ses centres un / assistante de direction. Notre entreprise, jeune et dynamique, compte 70 collaborateurs. Située à Choisy-le-Roi, à deux pas du RER, du tramway et du TVM. Poste et missions: Nous recherchons un/ une Assistante de direction...

  • Assistant(e) d'Agence

    il y a 4 semaines

    Choisy-le-Roi, Île-de-France PRO EMPLOI Temps plein

    Pro Emploi recrute un/une spécialiste en accueil et gestion administrative pour son agence de Choisy-le-Roi.L'assistant(e) d'agence assure le premier contact et le premier niveau d'information et d'orientation. Il/Elle assure la gestion administrative des missions et de l'agence, ainsi que la mise à disposition des intérimaires.Accueil : Assurer l'accueil...

  • Btp : Assistant(E) Administratif(Ve) Et Technique

    il y a 1 mois

    Choisy-le-Roi, France Axho Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** Créé en 2001 par François Pouriel, le groupe Axho vous accompagne dans vos projets immobiliers en proposant des missions de Maîtrise d’œuvre, management de projets, assistance à Maîtrise d’Ouvrage, coordination de travaux. Au travers de ses 2 filiales (Home Ingénierie et Axhoma) et de ses experts dédiés, le groupe Axho...

  • Assistant(E) D'agence

    Il y a 2 mois

    Choisy-le-Roi, France PRO EMPLOI Temps plein

    Pro Emploi recrute un/une assistant(e) d'Agence pour son agence de Choisy-le-Roi. L'assistant(e) d'agence assure le premier contact et le premier niveau d'information et d'orientation. Il/Elle assure la gestion administrative des missions et de l'agence. **_ Accueil :_** Informer sur l'offre de service de Pro Emploi, l'éligibilité à l'IAE, les personnes...

  • Assistant(E) RH

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France Bureau d'étude - BTP Temps plein

    **_Alternance : engagez-vous dans une voie de réussite professionnelle_** **_!_** On est à la recherche d'un(e) Assistant(e) RH en Alternance (H/F), en contrat d'apprentissage, pour préparer **un BAC+2 Assistant Ressources Humaines en 1 an titre RNCP de niveau 5.** **_ A vos CV ! On vous attend._** **Description du poste**: Vos Missions: - Gestion...

  • Assistant(E) D'agence

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France R2T BTP - Choisy Temps plein

    **_La société R2T BTP est spécialisée dans le recrutement et la délégation d'équipes constituées dans le secteur d'activité du bâtiment et des Travaux Public_**_._ Recrute pour son agence de Choisy Le Roi. **Assistant(e) d'agence** Poste situé(e) à CHOISY LE ROI (94) - Durée CDI Vous intégrerez une équipe de 5 personnes, notre mission est...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Technique

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France Axho Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** Créé en 2001 par François Pouriel, le groupe Axho vous accompagne dans vos projets immobiliers en proposant des missions de Maîtrise d’œuvre, management de projets, assistance à Maîtrise d’Ouvrage, coordination de travaux. Au travers de ses 2 filiales (Home Ingénierie et Axhoma) et de ses experts dédiés, le groupe Axho...

  • Assistant / Assistante Commerciale

    Il y a 5 mois

    Choisy-le-Roi, France Artelia Temps plein

    Description de l'entreprise- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes que non binaires._ **Qui sommes-nous** ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de...