Assistant(E) de Direction

Il y a 2 mois

Paris e, France CNRS - INSU Temps plein

**Missions**

Au sein du Pôle Administratif de l'Institut National des Sciences de l'Univers (INSU), l'assistant.e de direction accompagne dans leurs missions les Directrices et Directeurs Adjoint.e.s de l'INSU. Elle/il recueille et traite et relaye, les informations nécessaires à la préparation des réunions et des décisions. Elle/Il assure le suivi de certains dossiers, ainsi que la gestion de ses relations internes et externes notamment dans la gestion des agendas et l'organisation de réunions. Elle/il joue le rôle de facilitateur et d'alerte auprès des Directeurs/Directrices et facilite la communication et le partage d'informations entre les Directeurs/Directrices et les différents pôles du service.

Elle/il pourra être amené.e à remplacer sur certaines missions prioritaires ses collègues en situation d'absence.

**Activités**

Elle/Il assure notamment la tenue des agendas et l'organisation des déplacements des Directrices/Directeurs qu'elle/il assiste.

L'assistant.e de direction a la responsabilité de la préparation et de l'organisation des réunions des Directrices/Directeurs qu'elle/il assiste. Elle/Il assure notamment:

- L'instruction des dossiers, la constitution et la synthèse des documents ou supports en vue de réunions et de décisions
- La rédaction des comptes rendus de réunions
- La logistique des réunions (réservation de salle, traiteur,)

L'assistant.e de direction participe à l'aide à la décision et leur suivi. Elle/Il assure notamment:

- La proposition puis la conception et la mise en place des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs...)
- La production de synthèse de suivi de décisions et de bilans statistiques
- L'exploitation et l'alimentation des bases de données relatives à son domaine d'intervention

L'organisation et le suivi des espaces de travail collaboratifs

Elle/il participe à l'organisation et à la préparation logistique des évènements, séminaires ou autres manifestations des Directrices et Directeurs, en coopération avec le pôle administratif auquel elle/il appartient.

Elle/il coopère avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes nécessaires à la bonne réalisation de ses missions.

**Compétences**

Savoirs généraux
- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
- Notions de base de l'activité de l'unité
- Connaissance de la mission, de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
- Connaissance des partenaires et des acteurs de la recherche publique

Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau II Expression écrite et orale : niveau II (selon le CECRL)

Savoir-faire
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
- Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
- Restituer, synthétiser et transmettre l'information orale et écrite
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Maîtriser les outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
- Utiliser les outils informatiques spécialisés

Savoir-être:

- Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
- Savoir gérer les priorités
- Savoir respecter les règles de discrétion et de confidentialité
- Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
- Capacité à anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives

Au sein du CNRS, l'INSU a pour mission d'élaborer, de développer et de coordonner les recherches nationales et internationales en astronomie et science du système Terre.

Structuré autour des observatoires des sciences de l'Univers, et engagé dans des programmes nationaux et internationaux, l'INSU ouvre des pistes pour répondre aux grands défis scientifiques actuels de l'Univers et de la Terre. Les enjeux de ses recherches concernent notre vie sur la Planète (effets du changement climatique, solutions pour un développement durable, évaluation des énergies renouvelables, anticipation des risques naturels) mais aussi la formation et l'évolution de l'Univers.

**Contexte de travail**

L'assistant.e en gestion administrative est rattaché.e au Pôle Administratif de l'INSU. Le pôle, composé d'une responsable et de 3 assistant.e.s/technicien.ne.s en gestion administrative, est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice Adjointe Administrative (D.A.A.). Elle/Il effectue ses missions au bénéfice de l'ensemble de l'équipe de Direction et en étroite coopération avec les autres pôles de l'Institut, les directions du siège et les services de la délégation PMA.

**Informations gérnérales**

Lieu de travail : PARIS 16

Type de contrat : CDD Technique/Administratif

Durée du contrat : 12 mois

Date d'embauche prévue : 14 février 2023

Quotité de travail : Temps complet

Rémunération : 2107 à 2361 € bruts mensuels selon l'expérience acquise

Niveau d'

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 6 jours

    Paris 16e, France LINKR - Connecteur de talents Temps plein

    Descriptif du poste Véritable couteau suisse, l’Assistant de direction joue un véritable rôle de coordinateur afin de faciliter le quotidien de l’entreprise. Il est en charge de la bonne circulation de l’information, d’accompagner les activités commerciales, de la bonne gestion administrative de l’entreprise et d’aider au quotidien la...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Paris 16e, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Assistalents, cabinet de recrutement dédié aux métiers de l'assistanat, propose un accompagnement personnalisé à ses clients Nous recherchons pour notre client, un réseau d'agences de voyage, un(e) Assistant(e) de direction cabinet en CDI. La prise de poste est immédiate. Le poste est...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris 16e, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Assistalents, cabinet de recrutement dédié aux métiers de l'assistanat, propose un accompagnement personnalisé à ses clients Nous recherchons pour notre client, un réseau d'agences de voyage, un(e) Assistant(e) de direction cabinet en CDI. La prise de poste est immédiate. Le poste est...

  • Assistant(E) de Direction Juridique

    il y a 1 mois

    Paris 16e, France Groupe Arcange Temps plein

    FICHE DE POSTE ASSISTANTE DIRECTION JURIDIQUE **Missions** L’Assistante de direction juridique est rattachée au Directeur Général Délégué, Marc de la Bardonnie en charge des investissements du groupe, et aura comme principales missions: - La gestion et organisation du calendrier du Directeur Général Délégué (RDV, déjeuner, contacts ) - Le...

  • Alternance Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Paris 16e, France PCA Temps plein

    PCA, première entreprise européenne de certification de cartes TCG, fournit aux collectionneurs de cartes Pokémon, Magic, Yu-Gi-Oh etc... un service de notation et de protection de leurs cartes. Que cela soit pour sa propre collection ou pour la revente, PCA se positionne en acteur de référence sur le marché. Dans le cadre de son développement, PCA...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 5 jours

    Paris 16e, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Notre client, une maison de luxe, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour le Directeur artistique. Le poste est basé dans Paris Centre. Le poste est à pourvoir rapidement. Vous êtes Assistante de direction vos missions sont: - Agenda papier - Réservation de salle de réunion -...

  • Assistant(E) de Direction, Groupe D'investissement

    il y a 1 mois

    Paris 16e, France DJG Consulting Temps plein

    **Entreprise**: Nous recrutons pour notre client, un Groupe d'Investissement International, un(e) Assistant(e) de Direction en CDI, pour soutenir une équipe de direction au sein d'un environnement corporate en constante évolution. **Poste**: - Gestion d'agendas complexes et mouvants ; - Organiser et planifier les réunions, les rendez-vous et les...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 mois

    Paris 16e, France ZALIS Temps plein

    **ASSISTANT(E) DE DIRECTION, CDI, société de conseil, Paris 16eme (Etoile)** **L’ENTREPRISE**: **LE POSTE**: **Zalis recherche un ou une Assistant(e) de direction pour faciliter l’activité de la Direction au quotidien.** Polyvalente, organisée, avec un bon sens relationnel, vous êtes un point central de la vie interne et externe de la société....

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Paris 16e, France ZALIS Temps plein

    **ASSISTANT(E) DE DIRECTION, CDI, société de conseil, Paris 16eme (Etoile)** **L’ENTREPRISE**: **LE POSTE**: **Zalis recherche un ou une Assistant(e) de direction pour faciliter l’activité de la Direction au quotidien.** Polyvalente, organisée, avec un bon sens relationnel, vous êtes un point central de la vie interne et externe de la société....

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 2 mois

    Paris, France CLAIR DE BAIE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de la coordination des activités administratives et du soutien à la direction. Responsabilités: - Assurer un secrétariat efficace en gérant les appels téléphoniques, les courriers...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 3 jours

    Paris 16e, France Assistalents Temps plein

    **Description de l'entreprise**: **Description du poste**: Notre client, entreprise spécialisée dans le secteur de l'immobilier, recherche un Assistant de Direction en intérim de pré-embauche ou en CDI directement.Le poste est situé dans Paris 16ème. La prise de poste est immédiate.Vous souhaitez évoluer dans un très bel environnement de travail...

  • Assistant(E) de Direction événementielle Cdd

    il y a 1 mois

    Paris 16e, France DJG Consulting Temps plein

    **Entreprise**: Nous recrutons pour notre client, un Groupe d'Investissement International, un(e) Assistant(e) de Direction Evénementielle en CDD de 9 mois. Saisissez cette opportunité unique de développer des compétences précieuses dans l'organisation d'événements, une expérience de travail stimulante et collaborative au sein d'une entreprise...

  • Stage Assistant(E) de Direction

    il y a 3 semaines

    Paris 16e, France ONDRH Temps plein

    **Description de l'entreprise/de l'organisme** **ONDRH a pour objet d’aider les étudiants à s’insérer dans la vie active, de rassembler des professionnels ou de futurs professionnels du monde des ressources humaines afin d’aider les associations dans leur recrutement en leur permettant une sélection des profils adaptés à leurs...

  • Stage Assistant(E) de Direction

    il y a 3 semaines

    Paris 16e, France ONDRH Temps plein

    **Description de l'entreprise/de l'organisme** **ONDRH a pour objet d’aider les étudiants à s’insérer dans la vie active, de rassembler des professionnels ou de futurs professionnels du monde des ressources humaines afin d’aider les associations dans leur recrutement en leur permettant une sélection des profils adaptés à leurs...

  • Stage Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Paris 16e, France ONDRH Temps plein

    **Description de l'entreprise/de l'organisme** **ONDRH a pour objet d’aider les étudiants à s’insérer dans la vie active, de rassembler des professionnels ou de futurs professionnels du monde des ressources humaines afin d’aider les associations dans leur recrutement en leur permettant une sélection des profils adaptés à leurs...

  • Assistante-assistant de Direction

    Il y a 2 mois

    Paris 16e, France Radio France Temps plein

    **Libellé du poste**: Assistante-Assistant de direction **Type de Contrat**: Durée indéterminée **Taux d'activité**: 100 % **Mission générale du poste**: Sous l’autorité de la Directrice des antennes et de la Stratégie Editoriale, et de de la Directrice générale adjointe en charge des moyens et des organisations, le/la assistant-e de...

  • Assistant(E) de Direction Et Commercial(E)

    il y a 1 mois

    Paris 16e, France 366 SAS Temps plein

    **A PROPOS DE 366** 366#Communities est la Régie nationale de l’ensemble des marques de la Presse Quotidienne Régionale (Ouest France, La Voix du Nord, Sud-Ouest, La Dépêche du Midi, Nice Matin, etc.). 366 a été plusieurs fois distinguée au cours des 12 derniers mois : Régie de l’année au Grand Prix des Médias CB News, Etude de l’année au...

  • Assistant(E) de Direction Et Commercial(E)

    il y a 5 jours

    Paris 16e, France 366 SAS Temps plein

    **A PROPOS DE 366** 366#Communities est la Régie nationale de l’ensemble des marques de la Presse Quotidienne Régionale (Ouest France, La Voix du Nord, Sud-Ouest, La Dépêche du Midi, Nice Matin, etc.). 366 a été plusieurs fois distinguée au cours des 12 derniers mois : Régie de l’année au Grand Prix des Médias CB News, Etude de l’année au...

  • Assistant(E) de Direction, Banque D'affaires

    il y a 3 semaines

    Paris 16e, France DJG CONSULTING Temps plein

    Descriptif du poste POSTE: - Gestion d'agenda (mouvant et complexe) ; - Organisation de voyages et des déplacements ; - Filtrage des appels (clients, collaborateurs, prestataires extérieurs) ; - Gestion, organisation et réservation des salles de réunion ; - Soutien à l'office manager. Profil recherché PROFIL: - Expérience 3 ans minimum dans une...

  • Assistant(E) de Direction Generale

    Il y a 2 mois

    Paris 16e, France Jardin d'Acclimatation Temps plein

    Maison du groupe LVMH, le Jardin d’Acclimatation est un véritable joyau de la nature en plein cœur de Paris. Depuis 2018, le Jardin d’Acclimatation est porté par l’ambition de devenir l’un des trois premiers parcs de loisirs français en restant fidèle à ses origines mais en étant résolument tourné vers l’avenir. Pour accompagner le...