Instructeur Administratif Elections

Instructeur administratif Élections - Affaires générales - Droit des étrangers

Au cœur d'une nature exceptionnelle et préservée, Niort vous offre un équilibre entre développement durable, qualité de vie et opportunités professionnelles. Niort est reconnue pour son engagement écologique, économique et social, faisant d'elle un véritable modèle de durabilité. En rejoignant cette terre mutualiste, vous aurez l'occasion de contribuer à son rayonnement et de vivre dans un environnement propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Bienvenue à Niort, où vos ambitions se réalisent

La Ville de Niort recherche un nouveau collaborateur H/F afin de compléter son équipe composée d'un responsable de service et de 4 agents chargés de mettre en œuvre l'organisation des élections politiques, pilote le recensement annuel de la population et gère les dossiers d'affaires générales liées au droit des étrangers, au sein du service Elections Affaires Générales de la Direction Accueil Formalités Citoyennes.

Si vous êtes particulièrement attentif(ve) à la relation aux usagers et à la qualité de l'accès aux droits ; si vous pensez que le service public local est synonyme de proximité, ce poste d'instructeur administratif Elections / Affaires Générales et droit des étrangers est fait pour vous.

Quelques chiffres:
Elections : 43 bureaux de vote pour environ 40 000 électeurs

Recensement de la population : 3 000 logements à recenser pour une équipe de 15 agents sur la période de recensement

Sous la responsabilité de la responsable de service, vous participerez activement à l'organisation des élections politiques, au recensement de la population et à la gestion des dossiers liés au droit des étrangers. Ces missions se déclinent comme suit:
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE ET DE LA DIRECTION:
De la Direction:
Accueillir téléphoniquement et physiquement les interlocuteurs de la Direction ;
Gérer la boîte mail générique, le courrier de la Direction ;
Recevoir, traiter et diffuser l'information ;
Etre référent Ressources Humaines (suivi et saisie des absences,...) et référent informatique sur les logiciels métiers ;
Assurer le suivi budgétaire de la Direction (préparation, suivi de l'exécution, création de tiers, engagement et rapprochement, suivi des tableaux de bord...) ;
Gérer la commande des fournitures administratives des cadres de la Direction et du service Elections/Affaires Générales.

Du service:
Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs, les courriers et les statistiques ;
Gérer la boite mail générique du service ;
Trier, classer et archiver des documents ;
Participation à la rédaction, à la passation et à l'exécution des achats du service ;
Mise à jour des modes opératoires, des notices et des informations publiées sur les sites Internet et Vivre-à-Niort ;
Gérer administrativement et participer à l'organisation et à la tenue des temps forts du service (Commission de Contrôle, Cérémonie de Citoyenneté, remise de la Médaille de la Famille...) ;
Référent archives.

ELECTIONS:
Gérer la liste électorale : inscription, modification, radiation... ;
Participer aux activités en lien avec le redécoupage électoral et la refonte électorale ;
Participer à l'organisation et à la tenue des temps forts (cérémonie de citoyenneté, tirage au sort des jurés d'assises.

SCRUTINS ELECTORAUX:
Participer à l'organisation des scrutins : solliciter les assesseurs et organiser les plannings d'affectation ;
Préparer l'ensemble des documents et matériels nécessaires au fonctionnement des bureaux de vote ;
Editer et gérer les cartes électorales ;
Traiter les demandes de procurations et instruire les demandes problématiques.

DROIT DES ETRANGERS:
Instruire les dossiers de demandes de regroupements familiaux, renouvellement de cartes de séjour et première demande de carte résidents ;
Organiser et participer aux auditions des demandeurs en présence de l'élu ;
Rédiger les rapports de situations à destination des services de l'Etat ;
Collaborer avec les partenaires institutionnels (l'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration, la Préfecture...).

AFFAIRES GENERALES:
Enregistrer les modifications concernant les syndicats professionnels ;
Instruire les demandes de renseignements ;
Communiquer la liste des conseillers des salariés ;
Etablir les attestations de domicile pour les administrations étrangères.

CONTRAINTES DU POSTE:
Port de charges lourdes > 15kg (occasionnel)

Permanences au guichet unique le samedi matin de 9h30 à 11h30 (maximum 5 par an)

Contraintes de présence les samedis et/ou dimanche en période de scrutins électoraux

Doté d'une expérience significative dans des fonctions similaires et/ou titulaire d'un diplôme de niveau 4 (Bac général...)

Expérience appréciée en accueil du public, secrétariat administratif et appétence pour les activités réglementaires

Maîtri