Assistante Au Responsable D'exploitation
il y a 3 semaines
Type d'offre:
- CDD
- Cadre(s) d'emplois:
- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:
- 2023-8435
- Service:
- Délégation gestion et exploitation de l’espace public,Direction à l'amélioration du cadre de vie, service d'appui à l'exploitation
- 06/02/2023
Sous la responsabilité du responsable d'exploitation de l'unité moyens mécanisée (UNM) du Service d'Appui à l'Exploitation (SAE), vous assurez principalement des missions d'assistance administrative relatives à l'exploitation et des missions de gestion du personnel pour l'ensemble des effectifs de l'unité en coordination avec le service des ressources humaines de la direction. Vous travaillez en binôme, mais aussi en complémentarité d'un(e) assistant(e) pour les suivis administratifs et comptables des conventions & achats de l'unité UNM.
**Vos missions**:
- assurer l'assistance administrative du service:
- gérer l'accueil téléphonique, le courrier, organiser et planifier les rendez-vous et les réunions...,
- rédiger des écrits professionnels (notes internes, comptes rendus de réunion...),
- gérer les fournitures de bureau et les commandes de reprographies liées à l'exploitation,
- saisir des demandes de réparation sur un logiciel spécifique (GIMA), les commandes d'équipements de protection individuelle (EPI) et de produits d'entretien sur le logiciel ASTECH,
- saisir les données des bordereaux de suivi des déchets (BSD) dans un tableau Excel partagé,
- reporter les activités des moyens mécanisés sur un fichier Excel destiné au bilan d'activité de l'unité,
- participer administrativement à la préparation de la viabilité hivernale,
- afficher les notes de service, assurer classement et archivage de l'unité,
- être le premier relai d'information RH auprès des agents et des encadrants avec l'appui de l'expertise du SRH et en lien avec le responsable:
- coordonner la gestion des effectifs de la subdivision,
- gérer administrativement les congés et absences des agents, en assurer le suivi avec le service RH concerné et le responsable d'exploitation,
- participer à la gestion administrative et assurer les saisies des éléments variables dans TEMPRO, vérifier les fiches de liaison pour la paie,
- saisir les demandes de permutations de congés et d'astreintes de viabilité hivernale, les heures supplémentaires de l'ensemble des agents de l'unité,
- réaliser le tri et la distribution des documents RH aux agents (SFT, tickets restaurant, bons de noël, fiches de paie ),
- suivre la gestion administrative des différents dossiers annuels et/ou réguliers, suivre les heures syndicales, recenser les grévistes et assurer le lien avec le SRH,
- participer à la gestion administrative des accidents de travail, assurer les saisies nécessaires,
- participer aux réunions de réseau animées par le SRH et diffuser les informations dans le service lors de séance d'information avec les managers de l'unité,
- assurer le suivi administratif et comptable des conventions, et la gestion des enregistrements comptables,
- traiter les bons de commande et factures sur le logiciel dédié « Grand Angle »,
- suivre les rattachements et périodes de clôture et réouverture comptable.
Vos missions et conditions de travail peuvent être appelées à évoluer dans le cadre de projets d'organisation de la Métropole et/ou de la délégation. Vous pouvez par ailleurs, en cas de besoins au sein de votre direction de rattachement, être amené(e) à participer à la continuité du service pour une autre subdivision ou unité.
**Vos connaissances et compétences**:
- maîtrise de l'orthographe, capacité à retranscrire des messages,
- expérience en gestion du personnel, suivi administratif et comptable appréciée,
- capacité à vérifier la conformité des procédures administratives.
**Vos aptitudes et qualités**:
- ponctualité, courtoisie, capacité à communiquer, à s'adapter,
- intérêt et aptitude pour le travail en équipe,
- capacité à organiser son travail, gérer son temps et prioriser,
- sens de l'initiative et de la responsabilité,
- qualités relationnelles, discrétion et rigueur.
**Conditions de travail**:
Lieu : Service appui à l'exploitation - site de Villeurbanne Krüger, 1 bis rue de ligne de l'est, 69100 Villeurbanne
Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
Conditions d'exercice:
- prestations sociales : titres restaurant ou restaurant du personnel selon le lieu de travail,
- aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales), participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- accès à une offre de formation variée.
Régime indemnitaire d
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Assistant D'exploitation
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Villeurbanne, France aquila RH Temps pleinAquila RH Lyon Sud, c’est bien plus qu'une agence d'intérim et de recrutement CDD & CDI, nous sommes une équipe à votre service ! Je recherche pour mon client spécialisé dans le transport, basée à Vénissieux, un** assistant d'exploitation H/F**. **Chez Aquila RH, profitez des avantages suivants**: - ** **MY BONUS : Un avantage unique...
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Responsable D'exploitation
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