Secretaire Du Service Sport

Il y a 2 mois


Lyon, France La Région Auvergne-Rhône-Alpes Temps plein

**Informations générales**:
**Entité de rattachement **:NOTRE ORGANISATION
La Région Auvergne-Rhône-Alpes compte près de 6 800 agents exerçant auprès des établissements d'enseignement et des CREPS répartis sur les 12 départements que compte son territoire. Ces agents assurent au quotidien des missions d'accueil, de restauration, d'entretien général et technique.
La Région compte également près de 2 000 agents exerçant dans les services administratifs répartis au sein des sièges de Lyon et Clermont-Ferrand ainsi que sur plusieurs espaces et antennes.
L'organisation des services de la Région Auvergne-Rhône-Alpes est calquée sur les grandes compétences et missions de la collectivité, que l'on retrouve réparties dans des directions générales adjointes (DGA), regroupant chacune différentes directions.

NOS EMPLOIS
Les postes proposés par la Région Auvergne-Rhône-Alpes sont ouverts aux fonctionnaires, aux personnes sur liste d'aptitude, aux contractuels, et aux personnes en situation de handicap.

**Référence **:2023-2217

**Catégories**:
C

**Rattachement hiérarchique**:
**DGA / Direction / Direction adjointe**:
Sport, jeunesse et seniors

**Lycées / Services**:
DJ2S S SPORT

**Cadre statutaire du poste**:
**Cadre d'emplois**:
Adjoints administratifs territoriaux

**Description du poste**:
**Contrat**:
Fonctionnaire, lauréat de concours ou personne en situation de handicap

**Missions et activités**:
Le secrétaire du service, sous la responsabilité de la responsable du service sport, est intégré à une équipe composée de 15 agents, répartis sur les sites de Clermont-Ferrand et Lyon. Polyvalent et dynamique, il exerce des activités variées en appui aux différentes fonctions du service.

Il participe à l’animation interne du service (organisation de réunions, d’évènements ) à la réalisation de tâches de secrétariat (accueil, suivi courriers, parapheurs, comptes-rendus, boite mails ).

Maillon indispensable au fonctionnement du service, il apporte une assistance administrative aux différents agents du service et travaille avec l’équipe des assistantes de la direction.

Résidence administrative du poste : Clermont-Ferrand ou Lyon

**[...]**:
En qualité de secrétaire du service sport, vous assurerez le secrétariat du service en mutualisant les bonnes pratiques:

- Suivi d’agenda de la responsable de service,
- Organisation de déplacements,
- Accueil physique et téléphonique (filtrage et orientation d’appels, prise de messages, premier niveau de réponse),
- Préparation, mise en forme et adaptation de courriers-type,
- Préparation de réunions (ordre du jour et compte rendus),
- Mise en forme, relecture et frappe de courriers, notes, rapports à la Commission permanente, comptes rendus de réunions internes,
- Suivi du courrier arrivée et/ou départ, suivi des parapheurs,
- Suivi de dossiers (respect des délais, tenue statistique, entrée de données dans des logiciels spécifiques )
- Saisie et mise à jour de tableaux,
- Classement, photocopies, archivage,
- Fonctions d’interface avec les autres services et directions,
- Gestion de la logistique de service (commande de fournitures, réservation salles )
- Participation à l’organisation et présence sur certaines réunions, manifestations, évènements sportifs
- Être référent pour le service des outils de réservation pour les déplacements et relais Gestor

Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées en fonction des priorités du service et des objectifs assignés à la direction.

**Compétences et particularités du poste**:

- SAVOIRS et SAVOIR FAIRE
- Maîtriser l’orthographe et la syntaxe,
- Connaître les compétences du service et de la direction,
- Connaître l’institution et ses procédures,
- Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, classement )
- Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication,
- Maîtriser l’usage d’applicatifs et de logiciels spécifiques (Elise, PDA ),
- Savoir gérer les urgences et les priorités,
- Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l’organisation de réunions

SAVOIR-ETRE:

- Confidentialité,
- Rigueur et qualités d’organisation,
- Dynamisme et sens du travail en équipe,
- Qualités relationnelles,
- Polyvalent et adaptable,
- Discrétion

**Personne à contacter**:
Catherine GAUMET

**Localisation du poste**:
**Localisation (Département)**:
Sièges de LYON ou CLERMONT FERRAND

**Autres précisions**:
05/10/2023


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