Secrétaire de Direction

**SECRÉTAIRE DE DIRECTION /** Catégorie secrétaire de direction (technicien de maîtrise) de degré 1 échelon 2 de la filière SUPPORT

La secrétaire de direction bureau apporte une aide à la réalisation des différentes tâches administratives qui incombent au Directeur et à la Directrice Adjointe de l’association sous l’autorité de laquelle elle est placée.

**OBJECTIFS PRINCIPAUX DU POSTE**:
Missions administratives variées:

- Planification
- Secrétariat
- Suivi des dossiers
- Accueil physique et téléphonique du public
- Astreinte téléphonique
- Gestion de la télégestion
- Préparations des paies

Ces tâches évoluent et peuvent changer en fonction des besoins du service.

**MISSIONS GENERALES DU POSTE : Secrétaire de Direction**
- Réaliser des activités administratives au sein d’un service ou d’une entité nécessaire au bon fonctionnement du service ou de l’entité, et à ses relations internes et externes.
- Accueillir, recevoir et orienter en étant capable d’évaluer l’importance des sollicitations des bénéficiaires et des salariés.
- Gérer le fonctionnement des courriers reçus et envoyés. Saisir, mettre en forme des documents, renseigner des tableaux de bords. Planifier, organiser les rendez-vous, participer à la gestion du temps du ou des responsables concernés de la structure.
- Préparer des dossiers en vue de réunions et assurer l’organisation logistique de celle-ci. Rédiger des courriers courants sur de simples indications des comptes rendus de réunions ou de synthèse.
- Effectuer des tâches de ressources humaines tels que le recrutement, les contrats de travail, la DPAE, etc.
- Gestion des plannings, des remplacements des bénéficiaires et du personnel d’intervention.
- Gestion du personnel d’intervention et des bénéficiaires de l’association.
**- Gestion des plannings, des remplacements des bénéficiaires et du personnel d’intervention. Faire et refaire des plannings pour effectuer des remplacements et sectoriser les intervenants et intervenantes**
- Gestion des véhicules de l’association et remise des clefs.
- Gestion de la télégestion, réaliser le pointage des heures sur le logiciel de télégestion. Validation des heures de télégestion pour la préparation des paies du personnel d’intervention.
- Prendre l’astreinte téléphonique en semaine et le weekend. Les jours seront définis par la direction et l’organisation générale de la structure. L’astreinte est obligatoire.
- Réaliser et suivre des Contrats de prestations et devis ainsi que des prises en charges pour les bénéficiaires.
- Effectuer un suivi administratif des dossiers des bénéficiaires et des salariés.
- Effectuer des déplacements motorisés pour les bénéficiaires et/ou le personnel d’intervention avec les véhicules du service, pour des contrôles qualité et la gestion de conflits.

Type d'emploi : CDD, CDI

Salaire : 1 700,00€ à 1 733,00€ par mois

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Permis/certificat:

- Permis B (Exigé)