Assistant Administratif

Nous recherchons pour l'un de nos clients **un assistant administratif H/F**

Vos principales missions:

- **Assurer la gestion administrative, ADV** **et qualité**:

- Accueillir, renseigner et orienter des personnes à l'espace de réception ou au standard téléphonique
- Assurer la gestion, le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité...) et l'organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise,...) et la gestion du courrier (collecte, distribution, envoi...) et le traitement administratif de dossiers et du secrétariat  (classement, saisie informatique, saisie de courriers,, rédaction de rapports hebdomadaires pour les différents services...)
- Préparation et transmission de l'inventaire chaque mois
- Ouverture des dossiers consultations client (papier et numérique) pour transmission au Bureau d'études.
- Ouverture de comptes clients/fournisseurs dans l'ERP et demande de déblocage à la comptabilite.
- Enregistrement des commandes clients dans le système et envoi des Ars aux clients.
- Création et envoi des factures/proforma/avoirs aux clients.
- Intégration des bons de livraison fournisseur dans l'ERP
- Création de commandes d'achat et transmission de ces dernières aux fournisseurs (y compris fournitures diverses).
- Réception et contrôle des livraisons des commandes relatives à la maintenance
- Vérification et enregistrements des Ars fournisseurs
- Création d'articles et de conditions fournisseurs pour les besoins en maintenance.
- Mise à jour des conditions fournisseurs lors d'évolutions tarifaires.
- Ouverture et suivi des dossiers de non-conformité client et fournisseur (rédaction des fiches FNC, pilotage et compte rendu des réunions qualité, échanges avec les clients et fournisseurs, émission des avoirs, rapports 8D etc...)
- Ouverture et suivi des dossiers de non-conformités internes en lien avec le Service Maintenance et Prod et tenu du tableau des non-conformités.
**- Assurer la gestion des Ressources Humaines**:

- Suivi des heures du Personnel (compteur heures + tableau paie), transmission des arrêts de travail au Service Paie et inscription sur tableau paie,
- Effectuer les demandes en besoin de Personnel auprès des agences d'intérim et déclaration des heures intérim sur le portail des agences Prise de RDV des visites médicales du Personnel et tenir à jour le tableau des visites
- Commande des titres restaurants ,
- Organisation et rédaction des comptes-rendus de réunions DUP,
- Mise à jour des tableaux d'affichages,
- Rédaction des notes de services
- Faire la transition entre le Service RH et le Personnel en général
**- Assurer la gestion comptabilité**:

- Rapprochement des bons de réceptions avec les factures fournisseurs (contrôle et validation des factures d'achats)
- Ouvertures de comptes client et demande d'approbation assurance sur le portail de la banque
- Suivi des avis de litiges et anomalies sur le portail de la banque
- Transmission hebdomadaire de la facturation à la banque et au service comptable.
- Suivi des retards et relance de paiements clients en lien avec le Service Comptable

Salaire : 11,27€ par heure

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail posté

Type de contrat:

- Intérim

Formation:

- CAP / BEP (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023