Adjoint Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ADJOINT ADMINISTRATIF - SERVICE DES ADMISISONS

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent les Centres Hospitaliers de Beaune, d’Arnay le Duc, de Seurre et de Nuits Saint Georges, représentant un total de 988 lits et places.

Ils disposent d’un plateau technique complet (Bloc opératoire, lits de soins intensifs, IRM, scanner, maternité).

Les HCB sont également l’établissement support du GHT Sud Côte d'Or, avec les EHPAD de Bligny s/ Ouche, Nolay, Labergement les Seurre et Saint Jean de Losne, dont l’offre est diversifiée de spécialités et de proximité en MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD.

De par son histoire, les HCB disposent, également, d’un patrimoine riche et diversifié constitué d’un monument historique : le musée de l’Hôtel Dieu et d’un domaine viticole prestigieux constitué de legs et donations, dont la production est vendue tous les ans lors de la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune qui se tient tous les ans au mois de novembre.

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Gestionnaire administratif

Grade : Adjoint administratif

Service de rattachement : ADMISSIONS - Site de BEAUNE

Position dans la structure : Sous l’autorité du responsable des Admissions et de la DAF

Horaires de travail : 35 h par semaine, variables de 07h45 à 17h45

Ouverture au public du lundi au vendredi sans interruption - Présence au guichet par roulement, en début et fin de journée et pendant la pause méridienne

Moyens mis à disposition : bureau, ordinateur, imprimante, logiciels, téléphone, messagerie

MISSIONS DU POSTE

L’agent est chargé de participer:

- à la réalisation des opérations administratives relatives à la gestion administrative des

dossiers patients
- à l’information et à l’orientation des usagers
- au recueil des informations nécessaires à la facturation
- à la réalisation des tâches afférentes aux missions d’Etat Civil

ACTIVITES

ACTIVITES PRINCIPALES:
1) Front Office
- Respecter et appliquer les règles d’identitovigilance
- Participer à la prise d’informations patients
- Veiller à la qualité de recueil des données administratives
- Optimiser les encaissements en régie des recettes hospitalières

2) Back Office
- Saisie et contrôle de la complétude des dossiers administratifs patients
- Assurer la traçabilité des éléments de facturation
- Respecter les délais de traitement des dossiers
- Signaler les anomalies
- Respecter les règles et normes en matière d’assurance maladie

3) Respect du processus de facturation
- Contrôler la facturabilité des dossiers
- Respecter les organisations et process mis en place dans le service

4) Participation à la démarche Qualité
- Rédiger, mettre à jour et appliquer les procédures
- Assurer la traçabilité de toutes les écritures
- Assurer la veille règlementaire relative à son domaine

COMPETENCES REQUISES

CONNAISSANCES REQUISES ET SAVOIRS FAIRE:

- Organiser des données, des informations, des documents
- Conseiller et orienter les choix d’une personne relatifs à son domaine d’activité
- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées (règles de facturation)
- Evaluer la pertinence / la véracité des données et/ou l’information
- Maîtriser les logiciels métier (BO, Excel, Word)
- Connaitre les droits des patients, des usagers
- Accueillir les patients et usagers (téléphone, guichet)
- Analyser les données
- Identifier les évolutions (informatiques, réglementaires, organisationnelles ) et leur impact sur les activités

SAVOIR-ETRE ET QUALITES REQUISES:

- Gérer ses émotions, son stress
- Etre à l’écoute des personnels des services des soins, des patients et des familles
- Identifier / analyser des situations d’urgence spécifique à son domaine
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

DIPLOMES REQUIS:

- Bac +2

Poste à pourvoir le 01/04/2023

**PERSONNE À CONTACTER**

Service des Ressources Humaines

**ETABLISSEMENT**

Hospices Civils de Beaune MCO
Avenue Guigone de Salins BP 40104
21200 Beaune