Secretaire Administrative a L'ifsi

il y a 2 semaines


La QueueenBrie, France Institut de Formation de Soins Infirmiers Temps plein

**Descriptif**

FICHE DE POSTE
CH Les Murets Version 5 - Avril 2020
Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : Secrétaire Code / 45S20
Appellation : Secrétaire
Grade : adjoint administratif
Position dans la structure:
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique:

- Directrice IFSI

Liaisons fonctionnelles:

- Personnel de l’IFSI
- Etudiants.
- Intervenants et interlocuteurs extérieurs
- Tutelles (A.R.S.)
- UPEC Créteil-Marne la Vallée

Présentation du Service Patrimoine
1 Directrice, 11 cadres de santé, 3 secrétaires, 1 bibliothécaire

Horaires : 9h00 - 17h00 (nécessité de flexibilité, le cas échéant).
MISSION GENERALE
Réaliser le secrétariat, le suivi des dossiers de l’IFSI et de sa directrice
ACTIVITES
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, enquêtes, statistiques
- Réception traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
- Classement et archivage des documents
- Organisation du concours d’entrée
- Préparer les documents pour le diplôme d’Etat
- Accueil physique et téléphonique
- Prise des RDV, tenue des agendas et des plannings d’activités et de réservation de salles
- Préparation et suivi des dossiers d’étudiants et des instances (Commission d’Attribution des Crédits,.)
- Organisation des réunions internes
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Préparation des maquettes budgétaires en collaboration avec la directrice et les services financiers
- Faire les tableaux de paiement des intervenants, de paiement des indemnités de stages et frais de déplacements des étudiants
- Participer à la Régie de recette de l’IFSI
- Réalisation des commandes de la Taxe d’Apprentissage
- Reproduction de documents
- Gestion des fournitures et matériels de bureau
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau

PARTICULARITES DE LA FONCTION
QUALIFICATION ET SAVOIR-FAIRE REQUIS
Qualification:
Bac à BAC + 2 ou niveau équivalent
personne expérimentée dans le domaine du secrétariat
Savoir-faire:
Utiliser les outils bureautiques (logiciels WINIFSI, WINEXAM)
Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
Réaliser un plan de classement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
S’exprimer aisément vis-à-vis des interlocuteurs divers et variés
Définir un plan de classement
Savoir-être:
Etablir une communication adaptée avec tous les interlocuteurs

**Personne à contacter**
POUR TOUT RENSEIGNEMENT CONTACTER LA DIRECTRICE DE L'IFSI
- Mme Marie-Paule DANIS
Directrice des soins
Coordinatrice générale des instituts de formation en soins infirmiers des hôpitaux de Saint
- Maurice ( JB PUSSIN)et du centre hospitalier Les Murets ( Séraphine de Senlis)
Tél. : 0143966059 Secrétariat HSM
Tél: 0145937204 Secrétariat CHM


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