Secrétaire Des CrÈches Des Sites Emile-roux

**Descriptif**

GHU AP-HP Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor
ETABLISSEMENT : CRECHES Charles-Perrault, Pollux et Creche’N do
ADRESSES : Champcueil, Draveil et Limeil Brevannes
Poste basé à Draveil

TEL : 01.49.81.20.11
DATE DE MISE A JOUR janvier 2023
INTITULE DU POSTE
Secrétaire des crèches des sites Emile-Roux, Dupuytren et Georges-Clemenceau (Creche’N Do, Pollux et Charles-Perrault)
METIER
Secrétaire
CODE METIER
45S300
GRADE
Adjoint administratif, AMA, Auxiliaire puéricultrice, ASHQ
STRUCTURE
POLE
INTITULE
DRH
- ____________________
ACTIVITE
Crèches du personnel hospitalier du GHU
SERVICE
PRESENTATION
Crèche du personnel Creche’N Do, Pollux et Charles-Perrault (155 berceaux)
- ____________________
COMPOSITION DE L’EQUIPE crèche Creche’N Do (60 berceaux)
1 responsable de structure Cadre infirmière puéricultrice, 1 Cadre infirmière adjointe à la direction, 3 éducatrices de jeunes enfants, 20 auxiliaires de puériculture, 1 agent logistique.
COMPOSITION DE L’EQUIPE crèche Pollux (55 berceaux)
1 responsable de structure infirmière puéricultrice, 1 éducatrice adjointe à la direction, 1 éducatrice de jeunes enfants, 20 auxiliaires de puériculture, 1 psychologue.
COMPOSITION DE L’EQUIPE crèche Charles-Perrault (40 berceaux)
1 responsable de structure éducatrice de jeunes enfants, 1 éducatrice de jeunes enfants adjointe à la direction, 15 auxiliaires de puériculture, 1 agent logistique, 1 psychologue.

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Coordinatrice des crèches ERX-DUP-GCL ____________________
FONCTIONNELLES
Responsables et ajointes des crèches Creche N DO, Pollux et Charles-Perrault

ACTIVITES
La secrétaire seconde la coordinatrice des crèches HMN-ACH et les responsables des crèches dans leur travail administratif.
Missions Générales
Sous l’autorité de la Directrice des ressources humaines adjointe (N+2) et de la coordinatrice des crèches ERX-DUP-GCL en lien avec les responsables et adjointes des crèches, la secrétaire des crèches ERX-DUP-GCL participe au suivi administratif des crèches (centralisation des documents, suivi des indicateurs en crèche, facturation, participation active à l’organisation des commissions d’attribution de place).
Missions Permanentes
1. Accueil aux parents:

- Prise de connaissance et réponse et/ou orientation des mails (encadrements des crèches et/ou direction),
- Assurer un accueil téléphonique,
- Accompagner les familles sur l'espace famille,
- Communication, diffusion de l'information:

- Calendrier des activités,
- Rappel de l'agrémentation du planning dans Axelnet,
- Information en lien avec la section des enfants (situation sanitaire, alerte, conseil et accompagnement).

2. Facturation
Tous les mois l'encadrement des crèches effectue le saisi de la facturation. La secrétaire des crèches intervient en amont et a posteriori:

- Fiabiliser les plannings des enfants (vérification),
- Rééditer les factures lorsqu’il y a des rejets de facture (motifs A, C, H, F etc),
- Assurer la gestion des réclamations (contestation du nombre d'heures, des jours, etc) en respectant la doctrine mise en place à l’AP-HP,
- Faire le lien avec le siège en cas de problématique importante (saisie d'huissier).

En ce sens la secrétaire des crèches HMN-ACH est le référent facturation pour ces crèches.
3. Gestion du quotidien
- Gestion des plannings des parents dans axelnet (gestion des bons cadres, certificat maladie, congés etc),
- Vérification de tous les plannings des enfants au 15 du mois (date limite), relance aux parents (individualisé et/ou mailing),
- Suivi des présences journalières (pointage des parents et alerte en cas de problème),
- Remplissage et suivi des matrices du taux d'occupation (avec la coordinatrice),
- Appui aux procédures RH : diffusion des informations RH (CET, congé bonifié etc),
- Suivi des inscriptions et mise à jour des données.

4. Participation active à l’organisation des commissions d’attribution de place en crèche
- Prise des RDV pour les demandes d’inscriptions des accueils en crèche en lien avec les responsables de structure,
- Actualisation du tableau de demande de place en crèche en lien avec les directrices/adjointes des crèches et le service social du personnel,
- Participation à la l’organisation de la commission (4 commissions par an),
- Envoi et suivi des courriers d’accord/refus de place en crèche.

QUOTITE DE TRAVAIL
100%
HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires de travail : décompte horaire sur la base de 7h30 par jour.
Détails:
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Discrétion et sens de la confidentialité,
- Qualités d’organisation, de rigueur, d’autonomie,
- Disponibilité, mobilité au sein du secteur,
- Avoir l’esprit d’équipe, le sens de l’organisation.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maitrise de l’outil informatique : logiciels Word, Excel, Power point et logiciel AXELNET,
- Capacité d’initiative, de propositions,
- Capacité de sy