Apprenti(E) Assistant Administratif

il y a 2 semaines


Paris, France Pole Autisme parisien Temps plein

MISSIONS
= > L’apprenti a une fonction support pour l’ensemble du pôle.
= > Elle/il assiste l’ensemble des cadres (directrice, directrice adjointe, assistante de direction, cheffes de service, infirmière, assistante sociale, psychologues).
= > Elle assure le secrétariat général des 5 différents services (IME, Sessad, UEEA).

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil et secrétariat
- Accueillir, informer et orienter les personnels, les usagers et les visiteurs de l’établissement
- Réceptionner, traiter et distribuer le courrier
- Poster les courriers et colis
- Gérer le standard téléphonique
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, attestations )
- Gestion des rendez-vous (visites médicales du personnel, rendez-vous médicaux des usagers)

Achats de proximité et commandes
- Passer mensuellement les commandes de bureautique sur la base des demandes centralisées par les cheffes de service
- Réaliser les achats de matériel d’entretien et de matériel médical en fonction des besoins remontés par les services généraux et l’équipe médicale
- Passer les commandes hebdomadaires de repas pour les usagers de l’IME, les personnels du Sessad Saint Michel et de l’IME (logiciel Hestia)
- Effectuer des achats de proximité pour des besoins complémentaires (serrurerie, épicerie, boulangerie )
- Passer les commandes de repas pour les formations, réunions et sorties exceptionnelles

Systèmes d’information, téléphonie, gestion des accès, outils métiers
- Seconder la responsable administrative en matière de téléphonie (mise à jour des fichiers, regroupement de lignes ) et d’informatique (étiquetage du matériel, transmission des besoins des équipes )
- Paramétrer les badges d’accès à l’établissement (logiciel SALTO)
- Mise à jour des données sur les logiciels internes

Comptabilité
- Centraliser et envoyer les pièces comptables au pôle de service régional (PSR) après validation de la responsable administrative et signature du directeur
- Contacter les fournisseurs si besoin

Faciliter la coordination au sein des professionnels
- Organisation des COPIL (réservation de salle)
- Installer et ranger le matériel nécessaire aux formations / réunions
- Gérer les repas (commandes, distribution)
- Réalisation des trombinoscopes des équipes
- Mettre à jour l’affichage au sein des différents établissements (signalétique, règlementation...)

Gestion des dossiers administratifs des enfants suivis
- Actualiser et suivi des documents annuels
- Suivi des courriers familles
- Seconder l’infirmière sur l’administratif : numérisation des documents médicaux, saisie des vaccinations dans le logiciel easysuit.

Autres activités si appétences
Ateliers d’apprentissages fonctionnels avec les enfants (courrier, ordinateur, classement...)

RESPONSABLE HIERARCHIQUE / RELATIONS PROFESSIONNELLES
- Voir organigramme
- Responsable hiérarchique : Responsable administrative
- Relations fonctionnelles : équipe des services généraux (maitresse de maison, agent technique), équipe médicale, équipe de direction (directrice, directrice adjointe et chef de service) et équipe éducative.

COMPETENCES
- Maitrise des outils bureautiques (pack office)
- Bonne capacité de communication orale
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Capacité d’organisation, rigueur et méthode
- Sens du travail en équipe

Qualités
- Sens de l’accueil et de l’écoute, très bon relationnel
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Polyvalence, adaptabilité
- Rigueur, sens de l’organisation
- Dynamisme
- Goût pour le travail en équipe
- Autonomie et esprit d’initiative
- Serviabilité
- Gestion de ses priorités

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
- Travail du lundi au vendredi de 8h30 à 16h (35 heures par semaine)
- 9 jours de CT (congé trimestriel)
- Déplacements professionnels (poste multi-sites, autres établissements)

PROFIL REQUIS
- Formation d’alternant assistant administratif, secrétaire médical
- Intérêt pour le travail auprès des enfants accompagnés

Pole Autisme parisien
Le Pôle autisme de Paris a été créé en 2017. Il propose des solutions d’accompagnement pour 125 enfants avec autisme, de la petite enfance au seuil de l’âge adulte, afin qu’ils déploient toutes leurs potentialités et participent pleinement à la vie de la société.

Il offre une palette de services complémentaires, adaptés aux besoins différents de chaque enfant en fonction de son âge. Ces services se répartissent sur trois sites:
Institut médico-educatif (IME) Saint-Michel dans le 15e arrondissement de Paris
Service d’éducation spéciale et de soins à domicile (SESSAD) Saint-Michel également dans le 15e
SESSAD Servan dans le 11e, Unité d'Enseignement Elementaire Autisme (UEEA) dans le 3e et le 13e.

en cours d'apprentissage
Aucune expérience
Stage / Alternance
Assistant administratif



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