Secrétaire Transverse

**FICHE DE POSTE : Secrétaire transverse - Centre Pierre Janet
**CDD à pourvoir à partir du 02 mai 2023 au 31 décembre 2023, renouvelable.**

Date de la dernière mise à jour 07/10/2020

Contexte de la dernière mise à jour Date de création 07/10/2020

Numéro de version

**ETABLISSEMENT **:Université de Lorraine***
**SERVICE ou U.F.R. **:Centre Pierre Janet - Pôle Consultation et Pôle Formation
**VILLE** : Metz

**AFFECTATION MULTI-SITES POUR L’AGENT**: OUI /  NON (l’agent exerce son activité _a mínima_ sur 2
sites distincts)
Si oui, les citer:
**IDENTIFICATION DU POSTE**

**Corps **:ATRF***
**Branche d’Activité Professionnelle (BAP)**: J - Gestion et pilotage
**Emploi-type de rattachement (REFERENS / RIME / BIBLIOFIL) **:J5X41 - Adjoint-e en gestion administrative***
**Catégorie**: A / B /  C

**Numéro de poste**:
**Quotité de travail **(exprimée en %): 100%
**Encadrement**: OUI /  NON
**Fonction du responsable hiérarchique direct : Chef de Pôle**
**Identité du responsable hiérarchique direct**:
**Marie-Jo Brennstuhl - Chef du Pôle Consultation et Aude Rozier - Chef du Pôle Formation**

**Date de début **:poste à pourvoir pour 2 mai 2023

Personne à contacter pour tout renseignement sur ce poste:
**PRESENTATION GENERALE**

**Description de la structure d’affectation**:
Le Centre Pierre Janet (CPJ) est un centre universitaire européen à l’approche innovante, intégrative et
adaptative orienté vers l’évolution des pratiques psychothérapeutiques ayant pour finalité de générer des
changements de vie positif et durable des personnes en souffrance psychique. Il s’articule autour de 3 pôles:

- Le pôle Formation
- Le pôle Consultation
- Le pôle Recherche

**Description du poste**:
La/Le secrétaire transverse réalise des actes administratifs et de gestion, en temps partagé entre le Pôle
Consultation et le Pôle Formation du Centre Pierre Janet. Il s’agit de recueillir, traiter et faciliter la circulation
de l'information nécessaire au fonctionnement de ces deux Pôles ; informer et orienter dans leurs démarches
les interlocuteurs internes (direction, Pôles Recherche, Consultation, Formation, Gestion, Communication,
prestataires) et externes (patients, psychologues et stagiaires de la Formation Continue, intervenants en
formation, etc.).

**Positionnement dans la composante**:
La/Le secrétaire du CPJ est placé sous la responsabilité fonctionnelle respective du chef de pôle Consultation
et du chef du Pôle Formation ; et hiérarchique du Directeur et du Responsable Administratif et Financier du
CPJ.

**DETAIL DES MISSIONS ET ACTIVITES**

**Activités principales (déclinées par missions/ thèmes dans la limite de 5)**:
**Mission 1 : Appui administratif et logistique du Pôle Formation (50%)**
A ce titre l’agent devra exécuter les actes administratifs relatifs aux actions de formation du Pôle Formation,
des Diplômes d’Université et des formations courtes**:
(eCandidat, Apogee, FCA Manager, etc.) - des formations seront prévues en ce sens
- Répondre aux sollicitations téléphoniques et par mail concernant les actions de formation du Pôle
- Gérer administrativement les regroupements des DU et des formations courtes (mails informatifs
- aux participants, gestion des absences, reprographie, attestations, etc.)
- Assurer la logistique de chaque regroupement (accueil des stagiaires, préparation de la salle de
- cours, accueil des enseignants, etc.)
- Compléter et tenir à jour les bases de données du pôle

**Mission 2 : Appui administratif et logistique du Pôle Consultation (50%)**

**A ce titre l’agent doit**:

- Assurer les saisies dans le logiciel interne (DIAMM) pour la prise de rendez-vous en ligne, les agendas des
- psychologues, le suivi des questionnaires (papier et logiciel), accompagnement à l’utilisation des devis /
- factures - Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et des psychologues du Pôle dont la prise et/ou

confirmation de rendez-vous- Saisir et mettre à jour les bases de données liées à l’activité du pôle Consultation
- Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ),
- Participer à la gestion de la testothèque et des emprunts/retours des tests empruntés (en appui au

psychologue coordonnateur du Pôle)- Suivre la gestion du réseau CPJ (communication avec les psychologues, interlocuteurs externes, patients ;
gestion et vérifications des bons de consultations )**Activités associées pour les deux Pôles**:

- Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures (vérification des stocks, de l’état général du petit

matériel, etc.)- Organiser le classement d’un fond documentaire
- Procéder à l’archivage des pièces administratives
- Soutenir ponctuellement la réalisation de supports de communication très variés : affiches, plaquettes

promotionnelles, journal interne, rapports d'activité