Assistant Administratif

il y a 7 jours

Thann, France Apamad Temps plein

DESCRIPTIF DE LA MISSION ET DES TÂCHES PRINCIPALES:
Missions principales : susceptibles d’évoluer en fonction des besoins de l’association
Relations clients / salariés:
? Gérer au quotidien les appels entrants provenant des salariés, des clients, de leurs aidants, de leur famille, des prescripteurs
? Prévenir les clients et les salariés de toutes les modifications de plannings dans les délais définis dans les procédures.
? Prendre des nouvelles des clients dont les interventions sont suspendues depuis plus d’un mois.
Gestion des plannings:
? Etre un relais d’information auprès du responsable de secteur.
? Mettre à jour les plannings:

- à la demande du Responsable de Secteur et sous son contrôle
- suite aux demandes de modifications ponctuelles des clients
? Mettre à jour les consignes d’interventions dans la fiche mission
? Envoyer les plannings clients ou salariés
? Saisir les temps salariés : réunion, entretien, médecine du travail.
? Mettre à jour selon les listes de présence les temps salariés : réunion, entretien
? Gestion de la télégestion
Gestion administrative:
? Gérer le dossier « papier » client : mise à jour, classement, archivage dans les délais réglementaires
? Envoyer aux nouveaux clients le courrier contenant les codes extranet.
? Saisir et scanner dans les logiciels, les informations ou documents clients ou salariés. Réceptionnés et les transmettre si besoin aux personnes et autres services concernés.
? Relancer les salariés pour récupérer les formulaires de paie manquants (import, manque d’empreintes ).
? Classer les formulaires de paie réceptionnés dans les dossiers dédiés.
? Saisir dans ATENA les éléments de l’avis de la médecine du travail.
? Prendre les rendez-vous pour le Responsable de Secteur (entretien annuel, visite) et envoyer les courriers et documents nécessaires.
? Prendre les rendez-vous à la médecine du travail.
? Rédiger les comptes-rendus des réunions, les transmettre aux salariés absents et les classer.
? Saisir, à la demande et sous la responsabilité du RS, les déclarations accidents du travail des équipes d’intervenants à domicile
Gestion logistique:
? Appeler les salariés qui n’ont pas rendu les clés clients dans les délais.
? Décompter, préparer et distribuer les différents matériels aux salariés
? Commander, préparer et remettre les documents, mettre en route les smartphones et assurer le premier niveau de dépannage
? Remettre et expliquer le fonctionnement des badges « Courses et Déplacements »
? Procéder à l’état des lieux des véhicules prêtés au départ et au retour.
? Ranger les fournitures de bureau et matériels livrés.
Missions référent INS:
En tant que référent INS, il a un rôle clé dans le parcours de vérification de l’INS et l’identification de nos bénéficiaires:
? Contribuer à la qualité des données saisie dans le DUI
? Vérifier l’identité des bénéficiaires en se basant sur les traits INS
? Faire appel au téléservice INSi pour récupérer, ou vérifier, l’INS du bénéficiaire
? Remonter toute anomalie liée à la récupération de l'INS au référent identitovigilance
Missions transverses:
? Effectuer son action en cohérence avec l’ensemble des autres acteurs du service de l’entité,
? Coordonner son action au regard des règles, procédures ou méthodes préétablies et l’adapter aux circonstances,
? Rendre compte selon les procédures mises en place.

DOMAINE ET NIVEAU DE FORMATION:
Diplôme BAC Administration Gestion.

SAVOIR-ÊTRE:
? Savoir organiser et planifier
? Savoir conseiller et expliquer
? Capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés
? Maîtrise de la bureautique
? Savoir gérer les priorités
? Maîtrise des écrits professionnels
? Savoir réagir et communiquer de façon adaptée aux différents publics
? Savoir écouter et reformuler

EXPÉRIENCE:
? Autonomie, organisation, rigueur
? Réactivité
? Persévérance
? Enthousiasme, dynamisme, optimisme
? Bonne présentation
? Discrétion, diplomatie et tact
? Aisance relationnelle
? Sens du service
? Capacité d’adaptation
? Bonne capacité d’écoute

Référence : 00002831

Du : 20/05/2024

Au : 31/07/2024

Localisation : SAAD Administratif

Type de contrat : CDD Contrat Durée Déterminée

Temps de travail hebdomadaires : Temps plein

Nombre d’heures hebdomadaires:
Statut : Employé

Rémunération minimum : 1984

Rémunération maximum : 2054

Rémunération négociable : Non

Avantages : Oui

Mutuelle : Oui

CE : Oui

Formation Interne : Oui

Voiture de fonction : Non

Voiture de service : Non

Smartphone : Non

Paiement des kilomètres et des temps de trajet : Non

Autre

Commentaire :

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    Thann, France Fondation Saint Sauveur Temps plein

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  • Secrétaire Médical(E)

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    Thann, France GHR Mulhouse Sud-ALSACE Temps plein

    **À propos de nous**: Rejoignez l'aventure GHR Mulhouse Sud Alsace et profitez de ses avantages ! Le secrétariat de médecine sur le site de Thann est en charge des consultations externes et d’hospitalisation de médecine, de diabétologie, d’allergologie, de néphrologie, de pneumologie et de gastro-entérologie. **Mission**: Vous assurez des...

  • Siège - Alternance RH

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    Thann, France Au fil de la Vie Temps plein

    Au Fil de la Vie recrute **1 Assistant Ressources Humaines (H/F)** En alternance Réf. Pôle Emploi : 154BJRR **Siège**: - 17 ru e du Commando de Cluny, 68800 Thann **_**E**_**t**_**a**_**b**_**l**_**i**_**s**_**s**_**e**_**m**_**e**_**n**_**t**_** **_**:____________________________________________________** Engagée dans l’économie sociale et...

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