Assistant de Direction

Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - Tous B
- Durée du contrat:
1 an
- Localisation:
DGD RH
Bât. Stendhal bât Z 1180 Avenue centrale
38610 Gières

Présentation de la structure

La Direction générale déléguée aux Ressources humaines (DGD RH), composée de 4 directions et 138 personnes est en charge du pilotage des emplois et de la masse salariale, du système d’information et des indicateurs RH, de la gestion des carrières et des paies, du recrutement et de l’accompagnement des parcours professionnels et de la politique d’action sociale de l’établissement.

Elle assure plusieurs missions et porte la politique ressources humaines.

Missions principales

Sous la responsabilité de la directrice générale des services adjointe chargée des ressources humaines, votre rôle sera d’assurer en binôme avec une autre assistante, les missions d’assistance de la DGSA-RH, de la DGDRH adjointe et de la Vice-Présidente Ressources humaines en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information d’accueil, de classement et de suivi de dossier.

Activités principales
- Gérer les agendas de la DGSA-RH, la DGDRH adjointe et du VP Ressources humaines
- Fournir un appui administratif pour l'organisation des instances comme le comité social d'administration, la formation spécialisée santé et conditions de travail, et la conférence sociale : préparation des calendriers, participation à l’élaboration des ordres du jour, gestion des convocations, préparation des documents, secrétariat de séance, suivi des actions à entreprendre, rédaction des comptes-rendu et organisation des réunions de groupes de travail, notamment en cas d'absence de l'assistante de direction
- Assurer le soutien administratif des conseils académiques et conseils d'administration restreints : gestion des convocations, préparation des documents, secrétariat de séance et rédaction des comptes-rendus
- Organiser les réunions du réseau RH de proximité
- Contribuer à l'organisation des événements clés de la DGDRH (Assemblée générale, événements conviviaux, etc.).
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
- Assurer l'accueil téléphonique de premier niveau pour la DGDRH
- Recueillir et faciliter la circulation de l’information au sein de la DGD RH
- Participer au suivi des commandes des fournitures de bureau et l’ensemble des moyens de fonctionnement pour la DGDRH
- Assurer le suivi des demandes de travaux et d’interventions logistiques pour la DGDRH
- Fournir une assistance informatique de proximité
- Assurer en binôme la continuité de service

Compétences attendues
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques d’accueil et de communication
- Être à l'aise avec les outils bureautiques et audiovisuels, notamment le Pack Office
- Savoir repérer les dossiers sensibles et prioriser les tâches
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement des universités
- Maîtriser les techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Faire preuve de rigueur et d’un sens aiguisé de l'organisation
- Être flexible et réactif face aux situations imprévues
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie
- Avoir de solides compétences relationnelles et un bon esprit d’équipe

Conditions de diplômes

Bac

Rémunération

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.