Assistant(E) Administrative

il y a 1 mois


Nantes, France L'Ecole de design Nantes Atlantique Temps plein

Acteur majeur de l’enseignement supérieur, L’École de design Nantes Atlantique est un établissement d’enseignement supérieur privé reconnu par l’État. Il forme 1750 étudiants et apprentis aux métiers du design, à des niveaux d’études bac +3 et bac +5. Il dispense à ce titre des formations initiales en France, en Chine, en Inde, au Brésil, en Afrique et au Canada. Son CFA (CFA Design et Innovation) forme 400 apprentis chaque année sur la France entière, à des formations de niveau 6 (grade de licence) et 7 (grade de master).

L’ambition de l’établissement vise à la meilleure professionnalisation des jeunes diplômés, en s’appuyant sur la contribution du monde professionnel (entreprises, administrations publiques, associations) aux actions pédagogiques conduites auprès des étudiants (stages, contrats d’apprentissage, intervenants issus du monde professionnel, projets réels en partenariat, conférences, jurys de diplômes).

Dans le cadre de son développement, l’École de design Nantes Atlantique implante une extension de ses activités à Laval (Mayenne), territoire ligérien reconnu internationalement pour son expertise dans le domaine de la réalité virtuelle et du numérique. Cette antenne proposera à partir de la rentrée 2024 trois formations bac +3 de type DNMADE (numérique, objet et espace), dont la 3e année sera opérée en alternance, ainsi qu’un programme Bac +5 en design en apprentissage.

Nous recherchons dans le cadre d’une création de poste, un(e) assistant(e) administratif et pédagogique rattaché(e) hiérarchiquement au responsable pédagogique & développement du site de Laval

**Activités du poste**

1/ Gestion de la scolarité des apprenants (étudiants et/ou apprentis) du programme
- Suivi des inscriptions et des dossiers administratifs,
- Préparation de la logistique des rentrées et accueil des apprenants,
- Contrôle des emplois du temps des étudiants créés par les chargés de planning avec le RP
- Organisation des réunions d’informations,
- Surveillance de devoirs sur table ou examens
- Accueil des intervenants et des partenaires dans le cadre des projets,
- Maîtrise du logiciel de scolarité AURION pour la création des groupes, des devoirs, suivi des absences et des notes, édition des bulletins de notes, planification des intervenants et établissement des ordres de contrat
- Saisie des absences des apprenants et envoi des courriers aux entreprises (apprentis),
- Préparation des réunions pédagogiques, des vies de classe et des vies de l’alternance et rédaction des comptes rendus,
- Organisation des phases de projets,
- Préparation des conseils de classe sur le logiciel de scolarité, participation aux conseils de classe et rédaction des comptes rendus,
- Suivi des passages en classe supérieure, démissions, césures, stages et vœux
- Organisation des soutenances blanches de fin d’études et gestion des mémoires
- Invitation des jurés de soutenances de diplôme et participation aux jurys de délibération pour compte-rendu,

2/ Assistance administrative
- Suivi des commandes, factures et notes de frais, report auprès du service comptabilité
- Reporting budgétaire et financier auprès du contrôle de gestion,
- Suivi des demandes et formalités administratives pour les intervenants spécifiques au site de Laval auprès du service des ressources humaines,
- Suivi administratif de l’apprentissage pour le site de Laval : respect de la conformité des procédures Qualiopi, établissement des contrats, relations avec les maîtres d’apprentissage et les entreprises d’accueil, organisation des visites en entreprises, auprès du CFA
- Réservation des restaurants et déplacements
- Participation aux portes ouvertes, journées d’information et autres opérations de promotion du site de Laval,
- Préparation des réunions, ordre du jour et compte-rendu de ces réunions
- Elaboration de courriers et notes
- Tenue d’agenda et prise de rendez-vous
- Gestion des déplacements en France et à l’étranger
- Suivi des dossiers de reconnaissance auprès des autorités académiques pour les formations du site de Laval
- Accueil de délégations et de visiteurs extérieurs à l’école
- Assistance aux actions de promotion du site de Laval : organisation événementielle, mobilisation d’étudiants, production de contenus simples

Connaissances compétences:

- BTS secrétariat de direction ou équivalent
- Capacités rédactionnelles en français
- Anglais apprécié, écrit et oral
- Pratique courante des logiciels bureautiques
- Expérience sur un ERP appréciée
- Capacité en communication sur les réseaux sociaux.

Expérience:

- 1ère expérience souhaitée sur un poste similaire. Une expérience validée au sein d’un établissement d’enseignement supérieur ou d’un organisme de formation serait un plus. Expérience en gestion de projet et communication bienvenue.
- Rigoureux(se), méthodique, dynami



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