Chargé.e de Logistique Invités.ées

**Missions**:
En amont:
A l’aide de documents de suivis : communiquer avec tous les invités.ées du festival (auteurs, éditeurs, journalistes ) et récupérer les informations nécessaires à l’organisation logistique de leur venue.

Ecrire et/ou mettre à jour différents documents de suivis : tableur de suivi auteurs, fiche technique d’invitation, feuilles de routes personnalisées pour les invités, documents administratifs divers (Sofia entre autres),

Suivi de la programmation artistique, des formats de rencontres et des dédicaces (propositions, explications, validations, déterminer les contenus et les besoins techniques, déterminer les volontés particulières, déterminer les créneaux de dédicaces ).

Avec la coordinatrice du festival, assurer un lien et une bonne circulation d’informations entre les invités.ées et le reste des équipes du festival (Cellule artistique, libraire partenaire, équipe salariée, équipes techniques, agence de presse ).

Organisation des transports (suivi de la fourniture de billets dans le cadre du partenariat avec la SNCF, achat et réservation de titres de transports, s’assurer de la concordance des arrivées/départs avec le planning du festival, gestion des besoins de transport annexes : aller-retour aéroport, mise en place de navettes en fonction des événements du weekend, location/réservation de véhicules adaptés ).

Organisation de l’hôtellerie (réservation de chambres, suivi avec l’hôtel partenaire du festival)

Organisation restauration (en lien avec la personne chargée des réservations : participer à l’organisation de la restauration en gérant et communiquant les informations nécessaires : jauges, régimes alimentaires, gestion de paniers repas, etc).

Prendre en charge et/ou participer à la préparation de divers éléments et documents utiles sur le salon (sacs auteurs, porte-noms, plannings de dédicaces, planning des arrivées/départs, fiches récapitulatives des informations utiles pour les auteurs qui participent à un format, accréditations éditeurs ).

En lien avec la cellule festival : prendre part à l’organisation d’un deuxième weekend avec invités.ées et en partenariat avec quelques maisons d’éditions.

Durant l’événement:
S’assurer du bon déroulement de la logistique mise en place en amont, être disponible pour les questions et problèmes des invités.ées, assurer un lien permanent entre l’ensemble des auteurs.rices et l’organisation (être personne ressource sur les emplois du temps de tous les invités, gérer et communiquer les informations de dernière minute ).

En lien et en coopération avec le reste du QG, assurer l’accueil et le guidage des invitées (distribution des sacs, informations administratives, informations générales et guidage vers les lieux de dédicaces ou d’intervention).

Au besoin, assurer le lien avec notre service comm’ et les journalistes sur place.

Être disponible et opérationnel.elle pour régler les imprévus.

En lien avec les équipes salariés, bénévoles et techniques, s’assurer du bon déroulement de la programmation artistique.

Après l’événement:
Communiquer l’ensemble des pièces administratives nécessaires à la comptabilité du festival (factures, notes de frais, informations récupérées auprès des auteurs ).

Enregistrer l’ensemble des coordonnées des auteurs.rices dans les bases données de la structure.

Continuer à assurer le lien avec les auteurs (réceptionner les retours, assurer la mise en lien avec l’administratrice, etc).

**Profil recherché**:
Bon relationnel indispensable, capacités d’écoute et d’accompagnement.

Capacités d’adaptation et de prise de décision rapide.

Rigueur et sens de l’organisation.

Qualités rédactionnelles et un minimum de maitrise de l’anglais.

Un minimum de maitrise des suites Microsoft et Adobe (word, excel, photoshop, indesign...).

Permis presque indispensable.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : 2 100,00€ par mois

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023