Chef D’équipe Administratif

Il y a 3 mois

Paris e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

**Chef d’équipe administratif (H/F)**

**TECHNICIEN DE RECHERCHE ET DE FORMATION (Catégorie B)**

**Ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 1 an renouvelable)**

**Localisation** : École normale supérieure, 45 rue d’Ulm, 75005 Paris

**Rattachement hiérarchique** : Service Logistique et Technique, pôle Service à l’Usager (PSU)

**Rémunération** : selon grille indiciaire (technicien) ou selon expérience

**Expérience souhaitée**: trois années d’expérience en gestion administrative

**Missions**

Le(La) technicien(ne) en gestion administrative assure les fonctions de chef(fe) d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager. Il(Elle) est en charge d’encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d’accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d’accueil. Il(Elle) assure l’organisation et la coordination du bureau « cartes et réservations de salles », assure la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon et est amené(e) à assurer des fonctions polyvalentes d’accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.

**Activités principales**
- **Assurer l’encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil**
- Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches ;
- Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
- Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.
- **Assurer l’organisation et la gestion des campagnes de réservation des salles**
- Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles ;
- Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes ;
- Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.
- **Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction**
- **Assurer le suivi et la gestion du marché lié aux prestations d’accueil**
- Assurer l’interface avec le titulaire du marché ;
- Encadrer et piloter le planning des loges ;
- Assurer le suivi des prestations ;
- Planifier les réunions avec le titulaire du marché ;
- Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.
- **Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement ;
- Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
- Participer à la mise à jour de procédures.

**Spécificités du poste**
- En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
- Usage fréquent de l’anglais dans un cadre professionnel (niveau B2 requis)
- Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité

**Rattachement hiérarchique et fonctionnel**

Au sein du service Logistique et Technique, composé de cinq pôles, le(la) chef(fe) d’équipe est intégré(e) au sein du pôle Service à l’Usager et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents. Il(Elle) travaille également avec l’ensemble des agents du service Logistique et Technique composé de 53 personnes.Au sein de l’établissement, il(elle) est amené(e) à travailler avec l’ensemble des personnels enseignants et administratifs, ainsi que les élèves et étudiants. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.

**Compétences requises**
- **Connaissances**
- Connaissance des marchés publics (notions de base)
- Connaissances budgétaires (notions de base)
- Connaissance de l’anglais dans un contexte professionnel (souhaitée)
- **Savoir-faire opérationnels**
- Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
- Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
- S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS)
- Encadrer et animer une équipe
- **Savoir-être**
- Faire preuve d’autonomie et de réactivité
- Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
- Être capable de travailler en équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
- Être rigoureux(-se) et force de proposition

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 900,00€ à 2 300,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Expérience:

- Expérience en supervision: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

  • Chef D'équipe

    Il y a 3 mois

    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Missions** Le(La) technicien(ne) en gestion administrative assure les fonctions de chef(fe) d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager. Il(Elle) est en charge d’encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d’accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d’accueil. Il(Elle) assure...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Paris 5e, France Association Française des Aidants Temps plein

    **Assistant Administratif (H/F)** **Contexte** Depuis sa création en 2003, l’Association Française des Aidants milite pour la reconnaissance du rôle et de la place des proches aidants dans la société. Elle oriente et soutient les aidants localement, notamment via l’animation du Réseau national des Cafés des Aidants®, de la Formation des...

  • Head Chef for Luxury Cruise Line

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    COMPANY OVERVIEWOur client is a prestigious luxury cruise line recognized for providing top-tier amenities and services to its guests. Renowned for its sophisticated vessels, exceptional culinary offerings, and dedicated customer service, the company ensures an extraordinary travel experience for its elite clientele. With a commitment to gourmet dining,...

  • Head Chef for Luxury Cruise Line

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    COMPANY OVERVIEWThe organization is a prestigious luxury cruise line recognized for providing top-tier amenities and services to its guests. Renowned for its sophisticated vessels, outstanding culinary offerings, and exceptional customer care, it aims to deliver an indulgent travel experience. From exquisite dining selections to opulent accommodations and...

  • Adjoint Au Chef Du Service de L'administration

    Il y a 3 mois

    Paris 4e, France Tribunal administratif de Paris Temps plein

    **Vos activités principales**: Le service de l’administration générale comprend trois agents (le responsable - catégorie B, qui encadre deux agents de catégorie C). Il est placé sous l’autorité du greffier en chef et des greffiers en chef adjoints. Sous l’autorité du responsable du service de l’administration générale, l’agent est...

  • Sous Chef

    Il y a 3 mois

    Paris, France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    **Depuis** **plus** **de** **30** **ans,** **nous** **proposons** **des** **voyages** **d'exception** **et** **de** **qualité.*** **Bon** **service*** Notre service hautement personnalisé est depuis longtemps notre signature et nos notes de passagers/équipage sont parmi les meilleures de l'industrie. nourriture spéciale Dîner avec notre équipe est un...

  • Chef D'equipe Logistique

    Il y a 3 mois

    Marseille 5e, France Pickup Courrier Temps plein

    Nous recherchons un Chef d'équipe Logistique (H/F) pour rejoindre notre équipe. En tant que Chef d'équipe Logistique, vous serez responsable de superviser les opérations logistiques et de veiller à ce que les objectifs de l'entreprise en matière de transport et d'approvisionnement soient atteints. Responsabilités: - **Planifier et coordonner les...

  • Adjoint Au Chef Du Pôle Des Concours D’entrée

    Il y a 3 mois

    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Département ou service de la structure **:Service des concours, de la scolarité et des thèses - Pôle des concours **Catégorie/Corps **:A - ITRF ASI **ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL** **Structure d’accueil du poste**: Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l’École normale supérieure-PSL (ENS-PSL) est composé de trois...

  • Executive Chef for Luxury Cruise Line

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Barcelona Chef Recruitment Temps plein

    COMPANY OVERVIEWThe organization is a prestigious luxury cruise line renowned for its exceptional amenities and services tailored for discerning travelers. With a commitment to providing a lavish travel experience, it boasts elegant vessels, gourmet dining options, and unparalleled customer service.Dedicated to delivering personalized experiences, the...

  • Chef comptable et administratif

    il y a 16 heures

    Paris, Île-de-France CI ORTF Temps plein

    Offre de poste : Chef comptable et administratifLe CI ORTF, référence des vacances et séjours de l'Audiovisuel public, recherche un Chef comptable et administratif pour renforcer son équipe comptable.MissionEn tant que Chef comptable et administratif, vous serez chargé de :Réaliser les opérations courantes de comptabilité générale et...

  • Assistant Administratif en Charge de

    Il y a 3 mois

    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Activités principales** Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous participerez au suivi de l’ensemble des activités du cabinet et met en œuvre l’ensemble des événements organisés par ou en lien avec la direction de l’école, en concertation avec le pôle communication le cas échéant. Vous serez plus particulièrement chargée de...

  • Alternant Assistant Administratif

    il y a 3 semaines

    Paris 5e, France Institut F2I Temps plein

    Le **CFA I**EF2I, recherche activement pour l'un de ses comptes partenaires, un Groupe International, 2 **Assistants Administratifs (H/F) en apprentissage **à Paris 5, dans le cadre d’un **contrat d'Apprentissage** **en BTS SAM (Support Action Managériale) **pour une durée de **2 ans**. Au sein d'une équipe - vous participerez aux principales missions...

  • Chef comptable et administratif

    il y a 17 heures

    Paris, Île-de-France CI ORTF Temps plein

    Offre de poste : Chef comptable et administratifLe CI ORTF, référence des vacances et séjours de l'Audiovisuel public, recherche un Chef comptable et administratif pour renforcer son équipe comptable.MissionEn tant que Chef comptable et administratif, vous serez chargé de :Réaliser les opérations courantes de comptabilité générale et...

  • Chef comptable et administratif

    il y a 14 heures

    Paris, Île-de-France CI ORTF Temps plein

    Offre de poste : Chef comptable et administratifLe CI ORTF, référence des vacances et séjours de l'Audiovisuel public, recherche un Chef comptable et administratif pour renforcer son équipe comptable.MissionEn tant que Chef comptable et administratif, vous serez chargé de :Réaliser toutes les opérations courantes de comptabilité générale et...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 3 mois

    Paris 5e, France Ecole Normale Supérieure Temps plein

    **Environnement de travail** **Structure d’accueil du poste** Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le(la) gestionnaire administratif(-ive) est intégré(e) au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents....

  • Chef de Partie

    Il y a 3 mois

    Lyon 5e, France BULLE RESTAURANT BISTRONOMIQUE DE FOURVIERE SAS LAMA CHEF GUY LASSAUSAIE Temps plein

    DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE Bulle, Restaurant de Fourvière, est le restaurant bistronomique du chef étoilé et meilleur ouvrier de France GUY LASSAUSAIE. Logé au coeur d'un bâtiment classé aux monuments historiques sur le site de la Basilique de Fourvière à Lyon, Bulle offre un cadre raffiné, élégant et convivial. Travaillée autour de produits...

  • Chef de Projet Administratif

    Il y a 2 mois

    Paris, Île-de-France BI SOLUTIONS Temps plein

    Chef de Projet Administratif / Pilotage Conduite du changement La mission consiste en un accompagnement, au sein du Chief Administrative Office (CAO) sur des projets de réorganisation d'équipes IT, sur l'ensemble des impacts administratifs d'une réorganisation (contrats avec des prestataires externes ou intragroupe, immobilier, gestion des arrivées /...

  • Chef de Service Administratif

    Il y a 3 mois

    Paris 10e, France Oeuvre de secours aux enfants Temps plein

    L’Œuvre de Secours aux Enfants, est une association médico-sociale créée en 1912 à St Pétersbourg et reconnue d’utilité publique en France depuis 1951. L’association est composée de 750 salariés répartis au sein d’une trentaine d’établissements et services dans les domaines de la protection de l’enfance, de l’accompagnement...

  • Chef d'équipe Terrassement

    il y a 14 heures

    Paris, Île-de-France NGE SAS Temps plein

    Formation Chef d'équipe TerrassementDans le cadre du développement de ses activités, le Groupe NGE forme ses futurs chefs d'équipe terrassement pour développer des compétences et connaissances techniques dans les métiers des Travaux Publics.MissionsContrôle de la livraison des matériaux et de la réception des engins de chantierAide dans le...

  • Secrétaire Administratif

    Il y a 3 mois

    Paris 5e, France iReMMO Temps plein

    Secrétaire Administratif (H/F) A propos de l'entreprise: Nous sommes à la recherche d'un(e) Secrétaire Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Si vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et avez une passion pour le secrétariat, nous aimerions vous rencontrer. Responsabilités: - Gestion administrative du bureau et classement de...