Chef de pôle Protocole

Le poste de Chef de pôle Protocole (F/H) Vous aimez organiser et coordonner des événements avec des interlocuteurs variés ? Vous souhaitez découvrir l'univers du protocole institutionnel et contribuer à la valorisation de l'image de la Région ? Sous la responsabilité du chef de service Relations aux publics et réceptions, mais aussi en lien direct avec le Cabinet de la Présidence, vous contribuez à la valorisation et au respect de l'image de la collectivité en assurant la coordination des représentations de la Présidente, des manifestations et événements à l'Hôtel de Région, et en pilotant le volet protocolaire. Votre quotidien s'articulera autour des missions suivantes : Gérer les invitations et représentations de la Présidente : - réceptionner et analyser les invitations adressées à la Présidente, en lien avec les organisateurs et les directions concernées, et les transmettre au Chef de Cabinet pour arbitrage - coordonner avec la DCOM les représentations sur les événements - recevoir les cartes de vœux adressées à la Présidente et gérer les réponses - coordonner et gérer les dotations de places aux événements culturels et sportifs Veiller au respect des règles protocolaires : - Organiser et coordonner le volet protocolaire des cérémonies et manifestations - Organiser les relations protocolaires pour l'accueil des délégations et personnalités - Réaliser ou valider les cartons d'invitation - Préparer et valider les listings d'invités institutionnels aux évènements Présidente, évènements à l'Hôtel de Région et évènements partenaires - Valider et préparer matériellement les signatures officielles de conventions - Vérifier et proposer les déroulés des événements en lien avec le Cabinet - Organiser les placements protocolaires et plans de table - Gérer et préparer les cadeaux protocolaires de l'institution Evénements à l'Hôtel de Région : - Suivre et arbitrer les manifestations et visites de l'Hôtel de Région - Assurer les relations avec les directions et les partenaires de la collectivité - Organiser, piloter ou coordonner les réunions, cérémonies, inaugurations, manifestations initiées par la collectivité en lien le Cabinet, la direction de la communication et les partenaires internes et externes de l'institution - Coordonner les visites de sécurité avec les services extérieurs et internes Administrer les données protocolaires : - Tenir à jour le fichier institutionnel et garantir son actualisation - Préparer les données pour l'envoi des cartes de vœux de la Présidente - Administrer les outils protocolaires GRU et AGIL Assurer la gestion du Pôle protocole : - Manager et animer l'équipe - Assurer la gestion budgétaire et administrative Bien entendu, vous pourrez compter sur votre responsable de service et votre communauté métier, qui vous accompagneront dans la bonne appréhension de vos missions. Plus d'informations auprès de Perrine BIJEIRE Le profil recherché Vous êtes une personne organisée, autonome et dotée d'un excellent relationnel ? Votre discrétion, votre sens de l'écoute et votre capacité d'initiative vous permettent de travailler efficacement en transversalité. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes qualités rédactionnelles. Une connaissance des règles protocolaires, de l'environnement territorial ou de l'administration publique constituerait un atout apprécié. Rejoignez une équipe où votre réactivité et votre force de proposition feront la différence À savoir Nombre de poste : 1 Référence : 13079590