Coordinateur Évènementiel

Max Piccinini est le leader incontournable dans le domaine de la formation et du coaching pour chefs d’entreprises. À travers ses programmes séminaires et accompagnements stratégiques Max et son équipe ont déjà aidé des milliers d’entrepreneurs à transformer leur vie et leur business. Notre mission : aider les chefs d’entreprises à devenir libre financièrement et épanouis sur le chemin. Aujourdhui pour soutenir notre croissance et garantir une expérience client d’excellence sur nos événements phares nous recrutons une Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires pour accompagner notre équipe dans la préparation l’organisation et le suivi de nos séminaires à fort impact. Vos missions : En tant que Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires vous serez en charge de coordonner l’organisation logistique et opérationnelle des séminaires en étroite collaboration avec l’équipe de direction. Votre objectif principal : assurer une exécution fluide qualitative et efficiente des événements tout en garantissant une expérience inoubliable pour les participants. 1. Organisation générale : Piloter l’organisation logistique complète des séminaires (lieux hébergements transferts matériel prestataires). Planifier et animer les calls de coordination avec l’équipe interne, la direction et les prestataires (hôtels technique transport). Gérer la logistique personnelle de Max : transferts hébergements courses nécessaires coordination avec son assistante. Vérifier les aspects techniques sur site avant l’événement (sans déplacement en amont) : Wi‑Fi signalétique stationnement matériel etc. Gérer les plannings de l’équipe, la répartition des chambres et les checklists opérationnelles. 2. Hébergement & logistique participants : Coordonner et confirmer les hébergements pour Max et sa famille, l’équipe interne et les prestataires. Négocier les tarifs hôteliers et mettre en place les liens de réservation dédiés pour les participants. Gérer les besoins spécifiques liés à chaque profil (arrivées anticipées repas spéciaux chambres communicantes etc.). 3. Salle & aménagement : Valider la salle du séminaire en coordination avec l’équipe technique. Organiser la mise en place de la loge pour Max (disposition confort confidentialité). Superviser la décoration et l’ambiance visuelle de la salle (fleurs éclairages signalétique éléments de marque). Veiller à la bonne implantation de la scène du mobilier et de l’espace participants. 4. Restauration : Coordonner la restauration de l’équipe et des participants : menus horaires régimes spécifiques. Tenir à jour les listes de repas et anticiper les ajustements de dernière minute. Valider les menus finaux auprès de l’hôtel ou du traiteur. 5. Technique : Assurer la coordination complète de la mise en place technique : scène son lumière internet matériel audiovisuel. Organiser et suivre les calls techniques avant l’événement. Vérifier avec les responsables que tout le matériel est prêt, testé et fonctionnel. Garantir une connexion Internet optimale pour les équipes et participants. Obtenir et gérer la liste complète de l’équipe technique présente sur chaque événement. 6. Goodies impressions & matériel : Gérer la production des supports imprimés : roll‑ups workbooks notes de Max programmes badges tours de cou. Identifier et coordonner un imprimeur local si nécessaire. Commander les fournitures et vérifier leur disponibilité avant le séminaire. Gérer la logistique de réception détiquetage et de distribution sur place. 7. Supervision sur site & management opérationnel : Être présent(e) pendant les séminaires pour superviser et diriger l’ensemble des équipes sur place (prestataires accueil technique logistique). Coordonner le déroulé en temps réel, anticiper les besoins et résoudre les imprévus avec sang‑froid. Garantir le respect du planning et le maintien d’un haut niveau de qualité tout au long de l’événement. Assurer une communication fluide entre tous les intervenants (direction équipe interne prestataires). 8. Suivi post‑événement : Effectuer le débrief global avec l’équipe et les prestataires (points forts axes amélioration retours participants). Gérer la clôture administrative et budgétaire : factures validations paiements. Capitaliser sur les apprentissages pour améliorer la qualité, les process et les coûts des prochains séminaires. Profil recherché : Expérience : Vous justifiez d’une expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) dans la coordination ou la gestion complète d’événements premium (séminaires congrès conférences retraites etc.) idéalement en environnement exigeant ou haut de gamme. Vous avez déjà piloté des projets complexes impliquant plusieurs prestataires avec une réelle responsabilité sur la logistique, le déroulé et la qualité d’exécution. Vous êtes à laise dans la relation avec des interlocuteurs de haut niveau (direction intervenants partenaires). Une connaissance du secteur du coaching de la formation ou du développement personnel serait un véritable atout pour comprendre les enjeux et l’esprit des séminaires. Compétences : Excellente maîtrise de la logistique événementielle haut de gamme (hébergement restauration technique prestataires). Capacité à gérer un budget global à négocier des devis et à prioriser les dépenses . Aisance dans la coordination technique (son lumière scène internet tests pré‑événement). Solide maîtrise des outils de suivi (Google Sheets Asana Notion Trello). Capacité à documenter et formaliser des process pour fluidifier la préparation des prochains événements. Excellente communication écrite et orale en français et anglais. Savoir‑être : Vous êtes autonome et proactif(ve) : vous anticipez les besoins avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Vous êtes très structuré(e) et savez planifier, prioriser et suivre de nombreux détails sans rien laisser passer. Vous avez un excellent sang‑froid et une réelle capacité à garder votre calme dans les moments de pression ou d’imprévu. Vous savez manager des équipes terrain avec bienveillance et fermeté en maintenant la cohésion et la qualité d’exécution. Vous avez un fort sens du service et de l’expérience : rien ne chappe à votre œil et chaque détail compte. Vous aimez travailler dans un environnement où excellence leadership et impact humain se rejoignent. Modalités : Contrat : Freelance - long terme Localisation : télétravail présence sur site lors des évènements (Paris une fois par an Genève 4 fois par an étranger une fois par an) Temps de travail : variable selon les périodes Démarrage souhaité : Novembre Pourquoi nous rejoindre Une marque inspirante une vision puissante : rejoindre Max Piccinini c’est contribuer directement à une mission qui change des vies. Un rôle stratégique et visible : vous contribuerez à des événements uniques inspirants et à fort impact humain. Une équipe engagée et exigeante : vous collaborez avec des experts passionnés dans un environnement agile humain et stimulant. Vous bénéficierez d’une grande liberté d’action dans un environnement agile et orienté résultats. Process de recrutement : Candidature via le formulaire Entretien visioconférence avec l’équipe de recrutement Réalisation d’un cas pratique en lien avec le poste Entretien final avec la Direction Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre votre talent d’organisateur au service d’une mission inspirante Alors postulez dès maintenant nous avons hâte de découvrir votre profil Key Skills Engineering Support,MAC,Hydraulic,General Services,Ado,Health Education Employment Type Full Time Experience years Vacancy 1 #J-18808-Ljbffr