CDI - Coordinateur des services généraux H/F - L'Or, Tassimo, Senseo

VOTRE MISSION

Vous intégrez l’équipe des Services Généraux au sein du département des Ressources Humaines, et assurez la gestion opérationnelle et administrative des locaux du site d’Odéon au quotidien. Vous êtes un point de contact clé pour les collaborateurs et les prestataires du site.

75% – GESTION OPERATIONNELLE & SERVICE COLLABORATEURS

1. Logistique

• Gérer le courrier entrant et sortant (tri, dispatch, distribution lettres recommandées)
• Coordonner les envois et réceptions de marchandises (interface avec les collaborateurs et les livreurs)
• Réaliser un état des lieux quotidien des espaces (passage dans les étages) , relever toutes les anomalies et mettre en place des actions correctives
• Gérer les espaces (validation réservation coworking; configuration des salles)
• Suivre les stocks de fournitures et assurer leur réassort (bureau, consommables, équipements)
• Organiser la logistique des commandes de café trimestrielles (avantages collaborateurs)

2. Support aux collaborateurs

• Gérer le suivi des badgesd’accèsbâtiment : création des badges JDE pour les nouveaux entrants + remise badges temporaires & invités
• Gérer les tickets via l’outil des services généraux (demandes support des collaborateurs)
• Assurer la communication interne via viva engage en cas d’incident ou d’information liée aux locaux

3. Gestion des prestataires

• Coordonner les prestataires JDE (ménage, maintenance, plantes, etc.) et assurer la relation avec les prestataires du bailleur
• Réaliser les contrôles qualité (mensuels)
• Assurer le support en cas d’incident technique et coordonner les interventions
• assurer la gestion des véhicules en pool au siège d’Odéon: réception/livraison véhicules, vérification de l’état des véhicules et de la réception de tous les documents (carte grise; carte carburant; badge télépéage…)

25% – GESTION ADMINISTRATIVE & SUIVI BUDGETAIRE

• Assurer la gestion financière du service: saisie commandes et réceptions pour les clôtures mensuelles
• Assurer le suivi du budget au travers d’un tableau excel: identifie les écarts et les partage avec son manager lors des points mensuels
• Gérer les amendes véhicules (scan, envoi aux collaborateurs, suivi)
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des solutions concrètes
• Optimiser les processus et l’organisation des services généraux
• Gérer les priorités et assurer un suivi rigoureux des actions

LE BLEND IDEAL

• Formation en gestion, administration ou logistique (Bac +2 / Bac +3)
• Une première expérience en services généraux, office management ou environnement similaire est appréciée
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel notamment)
• La connaissance de SAP ou d’un outil de gestion interne est un plus
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (collaborateurs, prestataires, fournisseurs)
• Capacité à gérer plusieurs sujets opérationnels en parallèle
• Aisance relationnelle et sens du service développé
• Rigueur, organisation et fiabilité
• Proactivité et capacité à prendre des initiatives
• Esprit pratique et orienté solutions
• Flexibilité et adaptabilité face aux imprévus
• Aisance rédactionnelle appréciée

INFORMATION SUPPLÉMENTAIRES

VOTRE PACKAGE JDE PEET’S

• Localisation: poste basé à Paris 6e, Odéon
• Contrat : CDI
• Date de prise de fonction : dès septembre
• Rémunération: suivant profil
• Intéressement /participation
• Remboursement à 75% titre de transport.
• Œuvres sociales CSE, dotations de café et chèque de vacances
• Carte tickets restaurantSwile: 12,10€ par jour travaillé
• Accès à une salle de sport Odéon et à l’abonnementEGYM (ex.Gymlib).
• De nouveaux locaux, en plein cœur de Paris

NOTRE PLUS

Nous sommes une entreprise engagée d'un point de vue social et environnemental. Notre politique RSE Common Grounds se définit en 3 axes : un approvisionnement en café issu