Executive Assistant des co-CEO F/H

Executive Assistant des co-CEO F/H - Saint Eynard Capital Partners

Responsabilités

• Gestion proactive des agendas et des priorités des dirigeants
• Organisation des réunions internes et externes
• Préparation des dossiers, supports et éléments de décision
• Gestion et suivi des courriers, emails et demandes diverses
• Organisation des déplacements professionnels et personnels
• Rédaction de comptes rendus, synthèses et notes de suivi
• Anticipation des échéances et des besoins des dirigeants
• Coordination des interlocuteurs internes et externes
• Gestion de sujets personnels ou patrimoniaux confiés par les dirigeants
• Préparation et coordination des réunions stratégiques
• Structuration des plans d'action issus des réunions
• Suivi de l'avancement des décisions prises
• Relance des parties prenantes concernées
• Coordination de projets transverses confiés par les dirigeants
• Production de synthèses permettant de faciliter la prise de décision
• Contribution à l'amélioration continue de l'organisation des sociétés
• Suivi administratif des différentes sociétés
• Gestion documentaire et archivage
• Émission et suivi de la facturation
• Suivi des règlements et encaissements
• Participation à la tenue administrative et comptable via Pennylane
• Coordination avec les experts-comptables et partenaires financiers
• Mise à jour des tableaux de bord et reportings
• Préparation des éléments nécessaires aux prises de décision des dirigeants
• Suivi administratif des actifs immobiliers
• Relation avec les locataires, prestataires et partenaires
• Gestion des loyers, quittances et échéances
• Suivi des contrats et assurances
• Coordination des interventions et travaux lorsque nécessaire
• Participation au suivi des investissements patrimoniaux
• Organisation et préparation des assemblées générales
• Suivi des formalités juridiques courantes
• Mise à jour des registres et documents sociaux
• Coordination avec les avocats, notaires et conseils
• Veille au respect des obligations administratives et réglementaires
• Suivi des échéances de gouvernance des sociétés
• Utilisation des outils numériques et d'intelligence artificielle pour améliorer l'efficacité
• Participation à l'automatisation progressive des processus administratifs
• Recherche de solutions permettant de gagner en productivité et en qualité d'exécution
• Contribution à la structuration des outils et méthodes de travail de la holding

Qualifications

• Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5)
• Expérience de 5 à 10 ans minimum auprès de dirigeants, entrepreneurs, investisseurs ou structures patrimoniales
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
• Très forte autonomie et sens des responsabilités
• Grande discrétion et sens de la confidentialité
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Forte capacité de synthèse
• Goût pour les environnements exigeants et en forte croissance
• Intérêt pour les sujets liés à l'investissement, l'immobilier, l'entrepreneuriat et la gouvernance
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Sensibilité aux outils IA et à l'automatisation
• Anglais professionnel
• Expérience au sein d'un family office, d'une holding patrimoniale, d'un cabinet de conseil, d'un fonds d'investissement ou auprès de dirigeants entrepreneurs appréciée

Ce que nous offrons

• Proximité directe avec les dirigeants
• Exposition à des sujets stratégiques variés
• Grande autonomie dans l'organisation du poste
• Environnement entrepreneurial stimulant
• Forte courbe d'apprentissage
• Possibilité d'évoluer vers un rôle élargi de Chief of Staff

Information du poste

Type de contrat : CDI | Durée du travail : Travail en journée