Gestionnaire de scolarité pour la Faculté Jean Bernabé

Sous l’autorité de la responsable de la scolarité, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes administratifs d’inscription jusqu’aux examens des étudiants inscrits au sein de la Faculté Jean Bernabé

Activités principales (liste non limitative):

• Gestion des engagements — Préparer et suivre les engagements de dépenses: demandes de devis, rédaction des bons de commande, suivi des validations sur le logiciel JEFYCO
• Suivi du service fait — Réceptionner les commandes, contrôler la conformité des livraisons et saisir le service fait dans JEFYCO.
• Gestion des missions — Organiser les déplacements des enseignants: réservations, bons de commande, envoi des billets, établissement des ordres de mission et des états de frais.
• Gestion des recettes — Établir les factures liées aux recettes (inscriptions CB, locations de salles, virements).

B) Activités associées:

• Saisir les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants des masters en ligne dans le logiciel Apogée
• Saisir les notes des étudiants du master FLE dans Apogée
• Suivre les dossiers des boursiers des ambassades (100 dossiers)
• Utiliser de la plateforme du Centre international des études pédagogique (CIEP) pour l’inscription et la saisie des résultats écrits des candidats aux examens. Mise en ligne des résultats audio grâce aux serveurs Filezilla. Suivi comptable financier des inscrits
• Inscrire les candidats pour les examens DELF/DALF.
• Préparer les attestations de stages
• Préparer les procès-verbaux de délibération
• Saisir les conventions de stages sur la plateforme PARI pour les étudiants qui rencontrent des difficultés
• Classer les conventions (400 conventions) et les mettre à la signature. Etablir les statistiques par filière et par niveau en fin d’année
• Organiser des journées créoles en collaboration avec la mission culture et les étudiants de la filière créole.

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité et horaires variables en fonction des pics d’activités

Profil recherché

Savoirs généraux:

• Connaissance du domaine gestion administrative et financière, comptabilité souhaitée

Savoir-faire opérationnel:

• Maîtriser l’utilisation de logiciels ou de plateformes spécifiques à la gestion de la scolarité (APOGEE, eCandidat, Parcoursup, e-transfert) , à la gestion financière et comptable (GFC, Chorus) et autres logiciels bureautiques (excel, word)
• Appliquer des règles financières
• Planifier ses activités et respecter les échéances
• Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
• Techniques d’accueil et de communication
• Une expérience de gestionnaire de scolarité et/ou de gestionnaire financier est souhaitée.

Savoir-être:

• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Etre rigoureux et organisé
• Sens de l’analyse
• Capacité d’adaptation
• Etre polyvalent
• Avoir le sens du contact
• Faire preuve d’écoute, de courtoisie et de maîtrise de soi en toutes circonstances

Compétences attendues

• Connaissance
• Environnement et réseaux professionnels
• Technique d'élaboration de documents
• Connaître et savoir appliquer les textes relatifs à la gestion d'une scolarité
• Connaître et savoir utiliser les outils informatiques à la réalisation d'une tâche
• Connaître et savoir appliquer une consigne
• Bonne culture internet
• Technique de communication
• Connaître et savoir appliquer les règles de sécurité liés à son environnement de travail.
• Savoir-faire opérationnel
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones)
• Utiliser les logiciels liés à l'activité
• Appliquer la réglementation liée à la scolarité et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Gérer la confidentialité des informations et des données