Adjoint-e au Chef du Service Interministériel Départemental des Relations avec les Usagers

Adjoint‑e au Chef du Service Interministériel Départemental des Relations avec les Usagers

Description du poste

Vos activités principales:

Avec le chef de service, qu’il pourra être amené à remplacer, il constituera un binôme à la fois de pilotage et opérationnel.

Des activités dédiées sont constitutives du périmètre d’intervention de l’adjoint(e):

Des activités de pilotage:

• Appuyer le chef de service dans le pilotage des projets structurants du service et du SGCD (ex : Quali‑ATE)
• Veiller à la continuité de service multi‑canal (accueil physique, télé, courrier) sur les 4 sites (3 rochelais et 1 à Saintes): gestion des plannings
• Élaborer, suivre et analyser les indicateurs d’activité du service sur toutes ses composantes, répondre aux enquêtes annuelles et trimestrielles

Des activités management:

• Appuyer les agents d’accueil dans la réalisation de leur mission (méthode, management de proximité, accès aux formations, lien avec les services métiers pour la mise à jour de la documentation utile aux agents d’accueil et aux usagers)
• Plus particulièrement concernant le standard : encadrement de proximité des 7 agents, supervision des matériels et point de contact avec les 3 départements mutualisés.

Des activités opérationnelles:

• Assurer la mise à jour du site internet/google pour l’ensemble du périmètre SGCD s’agissant des horaires d’ouverture, infos utiles et à l’occasion des fermetures exceptionnelles
• Assurer la veille, la mise à jour et l’enrichissement des outils structurants du service, en lien avec les services et agents concernés :
• guide de l’accueil des usagers
• mallette pédagogique du médiateur numérique
• fiche de synthèse des tâches
• Assurer la gestion administrative des contrats La Poste
• Seulement en cas d’aléas, participer aux missions d’accueil général (physique et téléphonique), lorsque cela est nécessaire en remplacement des agents d’accueil (polyvalence)

Votre environnement professionnel:

Activités du service :

Le SGCD de la Charente‑Maritime est créé depuis le 1er janvier 2021. Il assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les DDI.

Il comprend 6 services interministériels.

Le SIDRU regroupe les activités d’accueil et d’orientation des usagers au sens général : accueil physique, téléphonique, gestion du courrier et courriels adressés à l’admi.

Il comprend 4 domaines d’activité principaux : le courrier, le standard de la préfecture (H24, mutualisation le soir et le WE sur les 4 dépts de l’ex région PC), l’accueil physique et la gestion des PAN.

Composition et effectifs du service :

• 1 chef de service
• 1 adjointe au chef de service
• 2 agents en charge du courrier
• 7 standardistes
• 3 agents d’accueil
• 3 agents recrutés en tant que service civique

Liaisons hiérarchiques :

• Direction du SGC Chef SIDRU

Liaisons fonctionnelles :

• L’ensemble des services de la préfecture et de l’Administration Territoriale de l’État
• Les usagers de l’administration
• La Poste, divers prestataires

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en ouvre :

Compétences techniques

• Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : à acquérir
• Connaître les techniques relatives à l'accueil - niveau maîtrise : à acquérir
• Connaître les engagements en matière de relation usager - niveau maîtrise : à acquérir
• Avoir des compétences en informatique, bureautique - niveau pratique - requis

Savoir faire

• Savoir analyser - niveau pratique : requis
• Savoir gérer les conflits - niveau maîtrise : requis
• Avoir négocier - niveau pratique : requis
• Savoir reformuler une demande - niveau pratique : requis

Savoir être

• Savoir accueillir - niveau maîtrise : à acquérir
• Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise : requis
• Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise : requis
• Savoir communiquer - niveau maîtrise : requis
• Maîtrise de soi - niveau pratique: requis
• Sens de la pédagogie - niveau pratique: requis

Le positionnement interministériel et la transversalité des domaines d’intervention implique une multiplicité des relations de travail (services métiers, services soutien du SGCD, directeurs, chefs de services, homologues autres départements, interlocuteurs ministériels…). Cet environnement, conjugué aux responsabilités et enjeux de ce service au sein du SGCD, sont propices pour développer les compétences liées au management et à la coordination, travail en transversalité.

Durée attendue sur le