Coordinateur/trice de secrétariats et secrétaire de Pôle du Pôle d’Activités Médicales Couple N[...]

Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.Travailler aux Hospices Civils de Lyon, c’est pouvoir travailler en équipe, participer à une médecine de pointe et en constante évolution et avoir accès à des plateaux techniques d’excellence. Les professionnels bénéficient de possibilités d’évolution tout au long de leur carrière et disposent également de nombreux avantages pour les accompagner dans la recherche d’un équilibre vie professionnelle - vie personnelle. Le tout au sein d’une métropole régulièrement distinguée dans les classements pour la qualité de vie qu’elle propose.L’hôpital Femme Mère Enfant (HFME) est entièrement dédié au couple, à la mère et à l'enfant. Il est l’unique pôle d’accueil permanent des urgences pédiatriques de l’agglomération lyonnaise et dispose également d’un service d’accueil des urgences gynécologiques. Il est composé de deux grands pôles d’activité médicale : le pôle des spécialités pédiatriques et le pôle couple nouveau né. L’HFME est un hôpital d’excellence : la plupart des services de pédiatrie sont labellisés pour leur expertise sur les maladies rares et orphelines, et de nombreux centres experts y sont hébergés.La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement et l’animation d’équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable.Il est en contact permanent avec les chefs de service, les cadres supérieurs et cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles e t transversales (RH, SI, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.).Il travaille sous l’autorité hiérarchique du Cadre Administratif de Pôle.Il assure la gestion courante du secrétariat général du pôle (planification des instances, réunions et rendez-vous de l’encadrement du Pôle).Gestion des ressources humaines dont il a la responsabilité :Animation de réunions d’équipes régulières au sein des secrétariatsÉlaboration des plannings et organisations de travail, validation des congés, organisation des présences et absences sur site et gestion des comptes d'heuresPréparation et réalisation des entretiens professionnelsPréparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de PôleSoutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements etc.)Gestion de proximité des secrétariats avec tour des servicesParticipation à la gestion de projets :Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat etc.)Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats, suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctricesÉlaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariatsSecrétariat général du PAM :Accueil téléphonique et physiqueOrganisation des instances du PAM, frappe et diffusion des comptes rendus du Conseil de PôleFrappe et diffusion des comptes rendus de réunionsGestion des agendas de l’encadrement du PAMRéservation et préparation des sallesMise à jour des documents structure du PAM (annuaires, listes de diffusion, etc.)Suivi et mise à jour de tableaux de suivi des organisations et de l’activité sous Excel (achats, recensement divers etc.)Gestion des commandes de matériels et fournitures de bureau pour le PAM et des budgets respectifs allouésRéception, traitement et distribution du courrier du PAMRéception et transmission des informations entre les différents interlocuteurs du PAMCollaboration avec les différents secrétariats des Directions du groupementMise à jour de la signalétique de l’établissementClassement des dossiers et archivageAppui administratif de la gouvernance du Pôle :Gestion des lignes téléphoniques en cas d’absenceÉlaboration et mise à jour d'un livret d'accueil le cas échéantSoutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, plan hôtelier etc.)Gestion du matériel et des commandes (casque, pédales, micro etc.)COMPÉTENCESArbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donnéConcevoir et mettre en œuvre des changements organisationnelsConcevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétenceFixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuellesIdentifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétencePiloter, animer/communiquer, motiver une ou plusieurs équipesPlanifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisationTraduire la stratégie en orientations, en plans d'actions et en moyens de réalisationMaîtrise du pack officeSAVOIR-ÊTREGrande capacité relationnelle, diplomatie, discrétionSens de l’organisation, capacité à gérer les prioritésCapacités d’adaptation et polyvalenceCapacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compteEsprit d’équipeAppétence pour le management de proximité (émarche terrain)Grande disponibilitéCONDITIONS CONTRACTUELLESFilière : Management, encadrementEtablissement : Hôpital Femme Mère EnfantNature du contrat : ["Titulaire","CDI","CDD"]Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage afin d’accéder au statut de la fonction publique.Quotité de temps de travail : 100%Modèle Horaires : Forfait jourNature du poste : Poste vacantCatégorie Emploi : Catégorie BDate de recrutement souhaitée : 19/01/2026Nom du Cadre Recruteur : Thaïs DAVILLÉ #J-18808-Ljbffr