Gestionnaire en charge des représentations

Gestionnaire en charge des représentations Réf. 14530-26 Rédacteurs territoriaux Catégorie : B Date limite de dépôt des candidatures : 16/02/2026 La Région Île-de-France recherche un(e) Gestionnaire en charge des représentations pour : DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431, DGS - Bureau des représentations - 434 Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN Employeur de premier plan avec près de 10000 agents, la Région Ile-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique… À proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l’éco-quartier des Docks de Saint Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration… Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au cœur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier. Le ou la gestionnaire en charge des représentation assure le bon fonctionnement de la gestion administrative du Bureau des Représentations sous l’autorité du chef de service Mission 1 : Suivi logistique des activités du Bureau des Représentations Suivi du montage des déplacements et des représentations des membres de l’Exécutif Suivi des sollicitations des élus en lien avec le bureau du protocole Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des déplacements des membres de l’Exécutif Mise à jour hebdomadaire des déplacements dans l’agenda régional Collecte des besoins des membres de l’Exécutif en lien avec les assistantes afin de s’assurer du bon déroulement de chaque représentation (véhicules Région, transmission du déroulé et de la liste des présents) Envoi de courriels d’informations aux élus et membres de l’Exécutif Appui sur les tâches de secrétariat des membres de l’Exécutif Mission 2 : Suivi administratif et financier des activités du Bureau des Représentations Suivi administratif des stagiaires rattachés au service (tableau de suivi des candidatures, accueil et mise en place de procédures d’arrivées) Suivi des demandes d’aménagement des locaux avec les services dédiés (renouvellement des clefs, changement de mobilier) Suivi des demandes de réservation de véhicules pour les membres de l’Exécutif Suivi des enveloppes budgétaires des membres de l’Exécutif Gestion du tableau de suivi des congés du service et des membres de l’Exécutif Gestion et validation des réservations de salles de réunion Mise à jour du trombinoscope et du tableau de coordonnées du service Gestion des commandes de fournitures du service Mission 3 : Renforts aux autres missions du Bureau des Représentations Appui polyvalent d'assistance sur les autres missions du Bureau des Représentations en cas de pics d'activité ou pour la suppléance de collègues du service Appui à la rédaction des procédures mises en place au sein du service Préparation et participation aux réunions de service Elaboration et suivi des tableaux de bord synthétisant les présences des élus lors de la remise des ordinateurs dans les lycées en début d’année Suivi de la campagne des cartes de vœux pour les membres de l’Exécutif en lien avec le service communication (mise en place d’un rétroplanning, élaboration d’un tableau de suivi, collecte des demandes, répartition et suivi des envois) Collecte des besoins des membres de l’Exécutif concernant leur participation à des salons en lien avec les services compétents de la Région Votre profil Vous avez une bonne connaissance de lorganisation administrative de la collectivité et de son environnement institutionnel, ainsi que des règles protocolaires. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs et utilisez avec aisance les outils numériques de la Région (Gescar, Iris, GTA, ELISE). Vous disposez d’excellentes qualités relationnelles, avec une aptitude à diffuser l’information et à travailler en équipe dans une logique de transversalité. Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur et de réactivité dans l’exécution de vos missions, avec un réel sens de l’initiative et une capacité à gérer les urgences. Vous respectez strictement la confidentialité et faites preuve d’une grande disponibilité, impliquant des amplitudes horaires larges et des pics d’activité. Pourquoi nous rejoindre? 🏆 Des conditions de travail facilitantes : Plusieurs formules de temps de travail au choix Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux) Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d’allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge, …) 3 restaurants d'entreprise sur site Salle de sport sur site Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing, …) 📕 Un large éventail de prestations sociales : Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an) Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport…) Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance 💍 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel : Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) Un campus des cadres à destination des encadrants Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents Sauf mention de contrat à durée déterminée (CDD), cet emploi est ouvert en priorité, aux agents titulaires de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d'aptitude ainsi qu’aux agents contractuels (décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale). Vous êtes en situation de handicap ? Nous mettons tout en œuvre pour adapter nos recrutements et nos postes à vos besoins. Postulez sans hésiter #J-18808-Ljbffr