[HCL / Instituts / Equipe logistique]Agent d'accueil Institut de formation Esquirol

Présentation du secteur Les instituts de formation d’Esquirol comprennent : 1 Institut de Formation en Soins Infirmiers – 1 Institut de formation de manipulateur d’électroradiologie médicale – 1 Institut de Formation d’Aides-Soignants – 1 centre de formation d’assistant de régulation médicale – 1 Institut de formation des ambulanciers Direction de la formation initiale et de l’intégration professionnelle Le Service de Documentation Centrale des HCL Le service Logistique Définition générale de la fonction L’agent d’accueil assure l’accueil du site et la gestion des salles Liens hiérarchiques Cadre de proximitéresponsable de la logistique du site Responsable du pôle Administratif Liens fonctionnels internes et externes Direction de la formation initiale et de l’intégration professionnelle Directions et personnels des instituts et écoles Documentation Centrale Etudiants et élèves Services transversaux des HCL Prestataires extérieurs ACCUEIL DU SITE Contrôle des entrées / sorties du site (accès sécurisé par badge) Gestion des livreurs Gestion du courrier Renseignements divers physiques et téléphoniques Gestion des clés (suivi des prêts et retours) Gestion de la bagagerie Contrôle du fonctionnement du SSI en l’absence de l’agent de sécurité et du téléphone de sécurité Renseignement sur les formations en l'absence des secrétaires Veille et mise à jour des procédures d'accueil Affichage du site (affichage quotidien et lors des évènements) : Création des affiches Installation du fléchage Diffusions numériques d'informations GESTION DES SALLES (55 salles et 3 amphithéâtres) Demandes internes : Réservation des salles pour les cours en fonction du planning Demandes externes : Réception des demandes de réservation Organisation du planning Lien avec les interlocuteurs extérieurs Référencement du matériel des salles / Remise en état Transmission des bonnes pratiques relatives à la réservation des salles auprès des formateurs GESTION DU DISTRIBUTEUR DE BOISSONS EN LIEN AVEC LA SOCIÉTÉ Faire remonter les dysfonctionnements au prestataire Suivre les remboursements aux étudiants GESTION DE LA SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS, en lien avec le Département Prévention et Sécurité Générale et le Département Maintenance et Exploitation Application des protocoles de sécurité incendie. Participation à l’évacuation du site en cas d’incendie. Assurer un tour de fermeture du site Contrôler la mallette de secours en lien avec l’infirmière santé au travail GESTION DE L'INFORMATION Prise en compte des sollicitations de l’ensemble des interlocuteurs internes ou externes à l’établissement et transmission à la personne compétente du service ou à son responsable afin de garantir la qualité de service. Déclarer les défaillances techniques en lien avec les locaux via l’application HCL Quick DI GMAO Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service SAVOIR FAIRE REQUIS Capacité à rédiger et mettre en forme des documents au format institutionnel Capacité à identifier les interlocuteurs pour orienter les demandes Rigueur dans l'organisation Polyvalence (poste soumis à interruption de tâches) Savoir identifier les entrées et les sorties sur site Capacité à travailler en équipe CONNAISSANCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint et…) Connaissance d'un standard téléphonique Connaissance appréciée du logiciel GRR Connaissance appréciée du logiciel Berger Levrault et Forméis SAVOIR-ÊTRE REQUIS Sens de l'accueil indispensable Bonne présentation Intérêt pour le domaine de la formation Rigueur, maîtrise de soi. Capacité d’adaptation. Conditions de travail Poste à temps plein (100%) et à repos fixes, soumis au pointage. 28 CA et 15 RTT par an, devant être posés en priorité sur les périodes de faible fréquentation scolaire. Horaires à adapter aux nécessités du service. Journées de 7h30 sur une amplitude pouvant aller de 7h30 à 18h Pas de possibilité de télétravail • Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. • Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique. #J-18808-Ljbffr