Assistant.e formation

Assistant.e Formation - Santé mentale France (SmF)Santé mentale france - 11 rue de Navarin - 75009 ParisLa fédération Santé mentale France (SmF) , reconnue d’utilité publique, fédère des associations et établissements autour de l’accès à la santé et à la citoyenneté des personnes vivant avec des troubles psychiques et/ou en situation de handicap psychique. Elle compte aujourd’hui plus de 250 adhérents, œuvrant dans les champs sanitaires, médico-social et social.Son objectif est de faire de la santé mentale un enjeu citoyen et de promouvoir concrètement le droit des usagers de la psychiatrie à vivre une vie meilleure dans la communauté.Forte de ses valeurs, de son expertise, de sa représentativité et de son histoire, Santé mentale France est un interlocuteur engagé et reconnu. Elle contribue activement aux politiques publiques en santé mentale. Les actions de formation sont une des activités importantes et historiques de la fédération SmF. Elles constituent un levier essentiel pour sensibiliser tous les acteurs en santé mentale, mais aussi pour les accompagner dans les améliorations et les évolutions de leurs pratiques. Pour répondre à sa mission et mettre en œuvre son plan stratégique, Santé mentale France – en tant qu’organisme de formation certifié QUALIOPI – développe chaque année de manière significative ses activités de formation et d’accompagnement des acteurs.Au sein d’une équipe à taille humaine, l’assistant.e travaille sous la responsabilité du/de la Responsable du Pôle Formation et Accompagnement et en lien continu avec le gestionnaire de formation. Il/elle assure l’ensemble des opérations administratives et logistiques nécessaires à l’organisation et à la qualité des actions de formation, et contribue au développement de l’offre de formation.Missions générales :Informer et orienter les clients individuels et collectifsGérer administrativement les actions de formation dans le respect des exigences QualiopiOrganiser la planification et la logistique des formations avec les prestatairesAssurer le suivi des dossiers (inscriptions, financements, documents réglementaires)Participer à l’amélioration continue des process et au fonctionnement global du pôleL’assistant.e formation a pour principales responsabilités1) Information et orientation des clientsRenseigner, orienter et conseiller les prospects et clients sur l’offre et les dispositifs de financementAlimenter, actualiser et exploiter le logiciel CRMParticiper à la promotion des formations (mailings, phoning, campagnes CRM)Élaborer les devis simples, assurer leur relance et suiviContribuer aux réponses à appels à projet ou appel d’offresParticiper aux actions de communication externes et évènements du pôle2) Organisation logistique et gestion administrative des formationsAppuyer l’équipe du pôle Formation dans la planification des sessions de formationsOrganiser la logistique des formations, notamment avec les prestataires (recherche et location de salles, demande dedevis, commande des manuels PSSM, préparation des facturations, etc.)Créer les sessions et les dossiers des formations sur les outils de gestion internes, en veillant à la conformité réglementaire et qualité de l’action de formationVeiller à la réception et au classement des documents pré et post formation (évaluations, quizz)S’assurer du bon déroulement des sessions et signaler les dysfonctionnements, notamment du logiciel de gestion des formations et des processEn lien avec les formateur.rice.s : Positionner les formateurs sur les sessions, informer et accompagner les formateurs sur les process internes et les exigences Qualiopi, assurer le suivi des documents pédagogiques et administratifs remis par et aux formateur.rice.s (pré et post formation), participer aux réunions du collectif de formateurs.En lien avec les clients : Assurer le suivi client et la constitution des dossiers de la pré-inscription (réservation, inscription, convocation, convention, émargement...) à la facturation (assurée par l’Assistante de direction) en utilisant les outils dédiés, gérer les documents relatifs aux demandes OPCO et prises en charge entreprises (convention, attestation de présence, émargement, dépôt plateformes, etc.), gérer les listes d’attente, demande de reports d’inscriptions et d’annulations.3) Fonctionnement de l’organisme de formationHarmoniser son fonctionnement et son travail avec l'équipe du Pôle FormationParticiper aux réunions d’équipe du Pôle, et du siège de la Fédération SmFContribuer à la démarche QualiopiAssurer un reporting régulier auprès du/de la Responsable du PôleCollaborer avec l’assistante de direction pour la facturation et le suivi des paiementsPROFIL RECHERCHÉPremière expérience d’au moins 2 ans dans ce type de poste.Expérience dans le domaine de la formationExcellente maîtrise des outils bureautiques courants (pack office), aisance dans l’utilisation de plateformes informatiques.Rigueur, sens aigu de l’organisation, adaptabilité, aisance relationnelle, travail en équipeRémunération : 26 000€ à 28 000€ Brut annueltitres-restaurant, mutuelle prise en charge à 50%, transport pris en charge à 50% #J-18808-Ljbffr