Assistant.e de direction

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique.

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 530 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

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Votre rôle

Rattaché(e) à la Direction du campus parisien, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’activité en assurant un appui administratif, organisationnel et logistique au quotidien. Véritable facilitateur(trice), vous contribuez à la fluidité des échanges, au suivi des dossiers stratégiques et à la coordination des parties prenantes internes et externes, dans un environnement collaboratif et international.

Missions principales

1. Gestion administrative et organisationnelle

• Gérer et organiser les agendas de la Direction(prise de rendez-vous, arbitrages, priorisation).

• Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique) et assurer le suivi des notes de frais.

• Piloter l’organisation administrative des réunions et événements internes et externes : convocations, ordres du jour, préparation des supports (comptes rendus, présentations), coordination logistique (restauration, hébergement, transport) en lien avec les équipes support et les directions concernées à Paris et à Nantes

• Assurer la gestion administrative quotidienne : courriers, courriels, comptes rendus, archivage et gestion des boîtes mails génériques.

• Rédiger, mettre en forme, traduire et diffuser les documents et supports internes et externes (présentations, rapports, notes, décisions), dans le respect de la charte graphique.

2. Interface et communication

• Être l’interface entre la Direction, les équipes internes, les partenaires externes et les différents publics dans le cadre du suivi des projets.

• Gérer, filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes (mails, appels, courriers) et assurer un premier niveau de réponse lorsque nécessaire.

• Rédiger et relire les communications internes et externes (emails, notes d’information, annonces).

• Travailler en coordination étroite avec les autres assistant(e)s de direction basées à Nantes.

3. Suivi des dossiers et projets

• Contribuer à la mise en œuvre et au suivi administratif, des dossiers et projets confiés par la Direction (projets notamment à visée commerciale ou relatifs au développement de la vie de campus).

• Assurer le suivi des échéances, relancer les interlocuteurs et garantir la fiabilité des informations nécessaires à la prise de décision et au pilotage de l’activité.

• Mettre à jour les tableaux de bord, fichiers de suivi et outils internes. Le cas échéant, créer de nouveaux items, en lien si nécessaire avec les services support.

• Générer et suivre les demandes d’achats en garantissant une gestion budgétaire rigoureuse, contribuer à la mise en œuvre d’une politique d’achats responsables, alignée avec les objectifs stratégiques.

4. Missions complémentaires

• Contrôler la conformité de certains documents pédagogiques.

• Contribuer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs du Campus parisien.

• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs.

Profil recherché

Fort(e) d’une expérience confirmée en assistanat de direction ou gestion administrative, idéalement dans un environnement institutionnel ou d’enseignement supérieur, vous maîtrisez l’appui opérationnel à une direction et assurez la fluidité des informations ainsi que le suivi rigoureux des dossiers.

Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous gérez des agendas complexes, préparez réunio