DGCL - Assistant(e)particulier(ère) de la DG et du directeur, adjoint de la DG - Cabinet

DGCL - Assistant(e)particulier(ère) de la DG et du directeur, adjoint de la DG - Cabinet

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

BA075ACB-126370

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

DGCL - Assistant(e)particulier(ère) de la DG et du directeur, adjoint de la DG - Cabinet

Description du poste

Vos activités principales:

Vous assurez le secrétariat particulier de la directrice générale et de son adjoint. A ce titre, vos missions principales sont :

- l’accueil et filtrage téléphonique, l’accueil des autorités pour les rendez-vous en présentiel,

- la tenue de l’agenda (électronique),

- le suivi des messages électroniques,

- l’organisation de réunions, suivi des visio/audio conférences, préparation des dossiers,

- la prise de notes, rédaction (lettre de remerciements, convocations de réunions, bordereaux d’envoi, vœux, etc.), remise en forme de courriers,

- la préparation des déplacements de la directrice générale et son adjoint, en liaison avec le pool chauffeurs (planning de déplacements),

Vous assurez aussi le suivi :

- de l’élaboration et de la publication des textes normatifs par le biais de l’application SOLON,

- de la préparation des dossiers des amendements déposés dans le cadre de la discussion des projets de loi au parlement (information de la base de données et suivi des réponses).
Vous êtes chargé(e) de la constitution des dossiers « ministres » et des dossiers de projet de loi auxquels la DGCL contribue.

Vous exercez aussi en tant de de besoin des missions relatives au courrier (renseignement du logiciel de gestion du courrier, envoi de documents par e-mail ou par courrier).

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles :

La cheffe de cabinet, le directeur de cabinet, la directrice générale et son adjoint.

Liaisons fonctionnelles :

Cabinets ministériels, directions du ministère de l’Intérieur et du ministère de l’Aménagement du territoire et de la Décentralisation ainsi que nombreux autres ministères, préfectures, associations d’élus, Cour des comptes, Conseil d’État, Assemblée nationale, Sénat, etc.

Conditions particulières d'exercice

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis
- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire

- Savoir s'organiser niveau expert requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir niveau expert requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis
- Réactivité niveau maîtrise requis

Discrétion indispensable.

En qualité de secrétaire particulière de la Directrice générale, vous pouvez évoluer vers d’autres postes de secrétariat de direction ou choisir, dans une perspective de carrière de vous orienter vers des postes d’assistant(e) dans d’autres familles de métiers : ressources humaines, gestion financière. L’expérience peut être très porteuse et valorisante dans le cadre de concours ou examens professionnels.

Descriptif du profil recherché

Activité du service :

La direction générale des collectivités locales (220 agents environ) :

- définit les règles de fonctionnement et d'organisation des collectivités locales et de leurs groupements : fonctionnement institutionnel, statuts de la fonction publique territoriale et conditions d'exercice des mandats des élus locaux, dispositions budgétaires et fiscales ;

- répartit les