Creative Visual Experience Coordinateur(rice) Administrative

CDD de 12 mois En tant que Coordinateur/trice administratif/ve, vous êtes chargé(e) de soutenir l’équipe Créative Visual Experience, au sein du département Brand Experience, dans diverses tâches administratives et opérationnelles. Missions principales Création des comptes fournisseur dans SAP Enregistrement des factures dans le tableau de suivi comptable Gestion des flux de facturation et vérification l’exactitude des données renseignées Coordination de la facturation avec les fournisseurs et vérification avec la comptabilité des états de factures impayées Vérification trimestrielle des états budgétaires transmis par la comptabilité Création des comptes fournisseurs et suivi de la facturation Création des comptes fournisseur dans SAP Enregistrement des factures dans le tableau de suivi comptable Gestion des flux de facturation et vérification l’exactitude des données renseignées Coordination de la facturation avec les fournisseurs et vérification avec la comptabilité des états de factures impayées Vérification trimestrielle des états budgétaires transmis par la comptabilité Pilotage des bons de commandes « PO » Centralisation des besoins Saisie des bons de commande d’achats dits « PO » dans SAP Suivi des étapes de validation pour paiements des factures dans les délais impartis Garantir des échanges fluides et précis avec les parties prenantes Support opérationnel et organisationnel Mise à jour des différents documents de synthèse : organigrammes, listes des destinataires internes (HQ+ filiales) et externes (liste des fournisseurs…) Centralisation et archivage des documents (devis, PO, factures, contrats simples) Gestion du stockage et de l’archivage : suivi du stock interne et sur sites de stockage ; coordination des entrées/sorties de stock, aide à l’organisation des envois, retours et inventaires ponctuels. Aide et suivi de l’envoi de décors, de prototypes et de matériel auprès des marchés et des fournisseurs (rédaction des proformas, préparation des colis) Organisation du transfert des vitrines pour préparation des instances de validation de la Présidence. Gestion des contrats de confidentialité avec l’équipe Juridique Commande des fournitures pour l’équipe et ponctuellement pour les besoins liés aux évènements Support ponctuel à l’équipe sur l’organisation et la coordination de projets salon (W&W, HJ) Coordination Projets Suivi et actualisation du site OCP (récupération des photos des POSM) Support logistique en amont et aval des évènements, salons (tableaux, plannings, récapitulatifs) Suivi et actualisation du site IWD (plateforme de partage de photos avec les marchés), création de questionnaires sur la plateforme pour chaque lancement d’animation Retail, assurer le suivi, les relances marchés et reporting. Création des références sur SAP pour l’élaboration du VM news (document de commande des décors d’animation), en coordination avec les Cheffes de Projets et les départements Cartier Opérations et Achats/Développement. Support d’aide à l’organisation de séminaire en coordination avec les équipes Visual Merchandising Gestion et coordination du Showroom avec les équipes Store Design et Visual Merchandising (planning, logistique, optimisation) Votre profil Issue d’une formation spécialisée en gestion et/ou secrétariat, vous bénéficiez d’une première expérience significative dans un rôle administratif/coordination et avez été amené(e) à gérer des projets similaires au sein d’un groupe international. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre fiabilité. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre gestion des priorités et votre respect des deadlines. Vous savez vous adapter à des environnements complexes. Vous parlez anglais couramment afin de pouvoir échanger avec des interlocuteurs internationaux. Vous êtes dôté(e) d’un vrai sens du service. Vous êtes fiable, patiente et appréciez les chiffres. Vous maîtrisez parfaitement l’outil SAP. #J-18808-Ljbffr