Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général H/F

Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général H/F

Secrétaire/ assistant(e ) au cabinet du secrétariat général

Catégorie B (profession intermédiaire)

Descriptif de l'employeur

Le Secrétariat général (SG) exerce à la fois des missions de pilotage ministériel en matière de modernisation, de dialogue social, de GRH, de gestion des moyens budgétaires et de systèmes d’information, et des fonctions opérationnelles de gestion des services centraux des ministères, dont il assure les fonctions support (RH, logistique, immobilier, informatique, communication).

La configuration actuelle du Secrétariat général des ministères regroupe, auprès de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint, 6 services, 2 délégations et 1 service à compétence nationale (l’IGPDE) pour un total de près de 2 500 collaborateurs.

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Description du poste

Le/ la titulaire du poste exerce les fonctions d’assistant(e) de direction de cadres dirigeants. Au service de la Secrétaire générale et du Secrétaire général adjoint, il/elle assure notamment :

• la gestion du planning mouvant, des agendas électroniques et la construction de l’agenda autour des grandes échéances du SG (Comité des directeurs, Comités stratégiques, etc.)
• organisation de réunions et d’entretiens et préparation des dossiers associés
• accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
• tenue et suivi de documents administratifs divers (notes, etc.)
• gestion du courrier arrivée/départ, diffusion du courrier et archivage, en s’appuyant sur les outils numériques
• tenue régulière des outils de suivi (tableaux de bord, permanences, procédures etc.)
• organisation et la préparation des déplacements (dont aspects logistiques)
• réalisation de documents pour l’équipe de direction

L’assistant(e) réalisera ses missions au sein d’une équipe composée de 2 assistantes, et sous l’autorité de la secrétaire générale, du secrétaire général adjoint et de la directrice de cabinet.

Conditions d'exercice particulières

Temps complet, fonctionnement en binôme

Habilitation secret - condition nécessaire au poste

Respect de la confidentialité des dossiers

Description du profil recherché

En contact permanent avec les partenaires institutionnels du Secrétariat général (cabinets ministériels et autorités gouvernementales, juridictions judiciaires, services du Secrétariat général, directions d'administration centrale, services déconcentrés, directions des autres ministères, organisations syndicales, opérateurs, notamment), le candidat(e) devra justifier d’une réelle expérience dans le domaine du secrétariat et savoir travailler en équipe. La nature du poste nécessite de faire preuve de discrétion, de courtoisie, de rigueur et de réactivité face à la gestion des urgences, en conservant son calme en toutes circonstances.

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Secrétariat général des ministères économiques et financiers, 139 rue de Bercy, 75012 Paris

Contact

Cynthia METRAL, directrice de cabinet - cynthia.metral@finances.gouv.fr