Assitant(e) de Direction F/H

Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, au cœur des enjeux de transformation numérique de Bpifrance ?

La Direction des Systèmes d’Information recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner son Directeur des Systèmes d’Information, membre du Comité Exécutif du Groupe, ainsi que le comité de direction de la DSI.

Au sein d’une direction en interaction permanente avec l’ensemble des métiers de Bpifrance, vous contribuez à la bonne organisation de l’activité du DSI, au suivi des instances de gouvernance et au bon fonctionnement de la direction.

Le DSI exerçant également plusieurs mandats et activités de représentation à l’extérieur du Groupe, le poste comporte une dimension importante de coordination avec des interlocuteurs externes.

Missions

Gestion de l’agenda et des priorités du DSI

Vous assurez la gestion quotidienne de l’agenda du DSI et contribuez à l’organisation de son activité.

À ce titre, vous :

• gérez un agenda complexe et évolutif ;
• organisez les rendez-vous internes et externes ;
• coordonnez les sollicitations avec les assistantes et assistants du Comex et des différentes directions de Bpifrance ;
• veillez à la bonne préparation des échéances et réunions importantes ;
• identifiez les conflits d’agenda et proposez les ajustements nécessaires ;
• assurez le suivi logistique des déplacements professionnels du DSI ;
• contribuez à la bonne articulation des priorités et à l’anticipation des échéances.

Organisation des instances de gouvernance

Vous participez à la préparation et au bon déroulement des instances de gouvernance de la DSI.

Vous êtes notamment amené(e) à :

• organiser les réunions du comité de direction et des principales instances de pilotage ;
• préparer les ordres du jour en lien avec le DSI et les membres du CODIR ;
• centraliser les supports et documents préparatoires ;
• assurer la diffusion des documents aux participants ;
• gérer (à l'aide de l'IA bien sûr ) les comptes rendus, relevés de décisions ou notes de synthèse ;
• au besoin, assurer le suivi des actions décidées au sein des instances.

Appui au fonctionnement de la direction

Vous participez au bon fonctionnement quotidien de la DSI et assurez le suivi de différentes activités administratives.

À ce titre, vous :

• suivez les notes de frais du DSI ;
• gérez les commandes et besoins courants de la direction ;
• assurez le lien avec les fonctions support lorsque cela est nécessaire.

Coordination et relations internes

Vous êtes en relation avec de nombreux interlocuteurs au sein de Bpifrance et plus particulièrement de la DSI.

Vous :

• facilitez la circulation de l’information entre les différents acteurs ;
• accueillez les visiteurs et interlocuteurs externes ;
• orientez les collaborateurs vers les interlocuteurs appropriés ;
• contribuez à la qualité du fonctionnement collectif de la direction ;
• entretenez une relation de proximité avec les équipes de la DSI et leurs managers ;
• êtes attentif(ve) aux préoccupations, besoins et attentes exprimés par les collaborateurs ;
• identifiez les points d’attention susceptibles d’avoir un impact sur le fonctionnement de la direction ou sur la qualité de vie au travail ;
• contribuez à la remontée d’informations utiles vers le DSI ou les membres du comité de direction lorsque cela est pertinent.

Par sa position transversale au sein de la DSI, ce poste implique une connaissance progressive de l’organisation, de ses acteurs et de ses modes de fonctionnement. Une présence régulière auprès des équipes, un goût marqué pour les relations humaines et une capacité à établir des relations de confiance avec des interlocuteurs variés sont attendus.

Vous développez progressivement une connaissance fine de la vie de la direction et de ses équipes. Au contact quotidien des collaborateurs, vous êtes en mesure d’identifier les évolutions de climat social et de contribuer, par vos échanges avec le DSI et le CODIR, à une prise constante de la température du terrain.

Appui aux activités externes du DSI

Vous participez à l’organisation des activités exercées par le DSI dans le cadre de ses fonctions de représentation.

Vous :

• organisez les rendez-vous associés à ces activités ;
• contribuez à la préparation des dossiers et éléments nécessaires aux échanges ;
• assurez le suivi des échéances et engagements associés ;
• coordonnez les interactions avec les interlocuteurs externes concernés.

Coordination avec la communication de la DSI

Vous travaillez en étroite coordination avec la personne en charge de la communication, de l’événementiel et de la communauté tech de la DSI afin d’assurer une bonne préparation