Assistant(e) du Président de l'université de Bordeaux F/H

Devenez l'assistant(e) du président d'une grande université française. Rattaché(e) au Cabinet de la Présidence de l'université, sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de cabinet, le poste s'exerce en collaboration étroite avec la responsable du protocole et les assistantes de direction. Responsabilités Assister le Président dans la gestion de son agenda (organisation de réunions, de rendez-vous, de missions, préparation des fonds de dossier, préparation des déplacements), en lien étroit avec la Directrice de cabinet. Gérer l'agenda du Président ainsi que celui de la Directrice de cabinet, avec une vision d'ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances. Assurer l'interface entre la Présidence, la communauté universitaire et les partenaires extérieurs. Accueillir les rendez-vous du Président, en particulier ceux avec les personnalités (délégations, responsables institutionnels, etc.). Participer à la préparation et au déroulement de certaines manifestations institutionnelles. Contribuer au bon fonctionnement du cabinet et en garantir la continuité de service. Superviser l'activité du Chauffeur du Président, avec lequel vous formez un binôme opérationnel. Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe ; analyser, redistribuer et réorienter les sollicitations et demandes vers les bons interlocuteurs au sein de la gouvernance. Répondre aux demandes d'informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) de la Présidence. Retranscrire avec fiabilité des informations orales à l'écrit. Contribuer à la bonne organisation des événements portés par la Présidence, sous le pilotage de la Responsable du Protocole, et prendre part aux cérémonies protocolaires. Rédiger, saisir et mettre en forme des documents variés (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), puis en assurer la reproduction et la diffusion. Spécificités du poste Grande disponibilité, discrétion, rigueur Sens de la confidentialité Excellente présentation Vos connaissances incluent Techniques d'accueil téléphonique et physique Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Techniques d'élaboration de documents Techniques de communication Modes de fonctionnement des administrations publiques Environnement et réseaux professionnels Culture internet Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention Vos compétences incluent Savoir rendre compte Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Trier, hiérarchiser et classer les informations Gérer la confidentialité des informations et des données Accueillir et prendre des messages Savoir analyser et synthétiser Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Enregistrer et classer les documents Maîtrise des outils informatiques : Vous possédez une excellente connaissance des logiciels de bureautique ainsi que des outils informatiques pertinents. Vous faites preuve de Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche. Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif. Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée. Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités. Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes. Profil recherché Grande aisance relationnelle et rédactionnelle. Une expérience sur un poste similaire est fortement souhaitée. Perspectives si contractuel, CDD de 24 mois et possibilité de renouvellement. Rémunération Pour les agents titulaires, indice identique + IFSE socle Pour les agents contractuels, selon profil et expérience, conformément aux grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse). Avantages liés au poste 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée) Télétravail possible selon nécessités et organisation du service Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels Possibilité de parking du personnel Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail Parcours d'accueil et formations Processus de recrutement Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement. Conseil Votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV Une université ouverte, créative, indépendante, exigeante. Labellisée « campus d’excellence » par le gouvernement français, l’université de Bordeaux se positionne parmi les plus grandes universités européennes. Elle propose un large éventail de formations pluridisciplinaires, de la licence au doctorat et forme chaque année près de 56 000 étudiants et actifs. Une recherche innovante et structurée. L’université de Bordeaux a fait de la recherche sa marque distinctive. Reconnue à l’international, elle rassemble plus de 4000 enseignants-chercheurs et chercheurs. Sa collaboration avec les partenaires scientifiques tels que le CNRS, l'Inserm, mais également les nombreux prix internationaux décernés à ses chercheurs, témoignent de son exigence scientifique. Ouverte sur le monde. L’université de Bordeaux affirme sa vocation internationale avec 60 programmes internationaux en licence, master et doctorat et des partenariats avec près de 700 universités dans le monde. Ouverte sur son environnement, attentive aux évolutions sociétales, elle est aujourd’hui un acteur incontournable du territoire aquitain et y joue un rôle moteur dans le développement économique. #J-18808-Ljbffr