Assistant de direction

PARIS LA DEFENSE Paris La Défense, France Accueil / Assistanat Hybride Intervalle 35,00-40,00 EUR par an

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Description de l'entreprise

Aménageur, développeur et exploitant du 1er quartier d’affaires en Europe, Paris La Défense est un établissement public dont la vocation est de transformer de façon durable le territoire, en phase avec les exigences sociales, sociétales et environnementales contemporaines. Nous sommes plus de 270 collaborateurs, avec des métiers différents, tous acteurs de cette transformation.Travailler chez Paris La Défense, c’est se donner l’opportunité d’évoluer et de faire évoluer un territoire unique. C’est trouver du sens à ce que l’on fait au quotidien : c’est avoir un job à impact

Pour accompagner la montée en puissance de ses projets et renforcer la coordination de ses activités, la Direction opérationnelle des Services au Territoire et des Mobilités (DSTM) recherche un(e) assistant·(e) de direction pour renforcer son équipe.

Votre rôle sera essentiel pour garantir la fluidité de l’organisation, faciliter la circulation de l’information et assurer un soutien administratif et opérationnel auprès du directeur et des équipes (4 pôles / 45 personnes).

Votre souhait:

Assurer un rôle de coordination et de facilitateur auprès des équipes pour participer aux enjeux de transformation du territoire et d’innovation dans les services urbains et de mobilité vous anime?

Alors n’attendez plus et rejoignez notre équipe

En collaboration avec une autre assistante et en lien transversal avec les directions de l’établissement, vous êtes amené(e) à :

• Gérer l’organisation administrative et logistique de l’équipe : planification d’agendas, organisation de réunions, séminaires et déplacements, gestion du courrier et des parapheurs électroniques.
• Assurer le suivi opérationnel des dossiers : préparation de dossiers, rédaction de comptes rendus, mise à jour des fichiers et de l’arborescence documentaire, suivi des commandes et de la facturation.
• Contribuer aux projets de la direction : aide à la production de documents techniques, au suivi administratif et financier, à l’amélioration continue des outils et process métiers.
• Tenir un reporting régulier : mise en place de tableaux de bord, suivi des process et partage de bonnes pratiques avec les autres assistants.
• Être l’interface de la direction : accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes, coordination et transmission des informations stratégiques.
• Participer à la transversalité et assurer un rôle de représentation : assurer la continuité de service, collaborer avec les autres directions opérationnelles et contribuer à l’image de marque de Paris la Défense.
• Intervenir en contributeur, administrateur fonctionnel ou chef de projet métier dans le cadre de l’amélioration continue des process et outils métiers correspondants (autorisation d’occupation du domaine public, arrêtés de voirie, qualification et orientation des demandes tiers, ticketing…).

Pour y parvenir nous recherchons:

- Type de diplôme/ niveau d’expérience:

Titulaire d’un diplôme de niveau 5 ou 6 (BTS/DUT/Licence/BUT) ou d’expériences significatives dans le domaine de l’assistanat de direction et d’accompagnement d’équipes projet, votre sens de l’organisation développé vous permet de gérer plusieurs dossiers en même temps, de planifier des réunions, des déplacements, et de suivre les échéances.

- Aptitudes et compétences attendues:

Maîtrise des outils informatiques et appétence digitale : connaître parfaitement la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) pour créer des présentations, des tableaux de suivi, et rédiger des rapports est un prérequis.

La connaissance d'outils de gestion de projet ou de logiciels de communication est également un plus.

Compétences rédactionnelles : Une excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, est nécessaire pour rédiger l’ensemble des productions utiles à l’équipe.

Gestion de la communication : vous êtes le point d’entrée pour l’équipe: vous assurez une communication fluide avec les clients, les partenaires, et les autres services de l"entreprise.

Sens de l’organisation et rigueur : Vous savez gérer plusieurs tâches en parallèle et hiérarchiser les priorités.

Proactivité et autonomie : Vous êtes capable de prendre des initiatives et de proposer des solutions.

Aptitudes relationnelles : Vous êtes un excellent communicant et savez vous adapter à différents interlocuteurs.

Esprit d’équipe : Vous aimez travailler en complémentarité et partager les