Coordinateur des secrétariats médicaux

Offre n° 202SFFS - Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) LE POSTEStatut : Titulaire, CDI, CDDGrade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d'administration hospitalière Catégorie : A ou BOrganisation du travail :- Poste à temps plein- Horaires : 7h30/jour - 35h. 25 CA et 13 RTT- Repos fixe- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non qSuppléance (le cas échéant) :Position dans la structure - Relations hiérarchiquesRattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).Position dans la structure - Relations fonctionnelles- Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes- Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles- Bureau des admissions, Direction des systèmes d'information, Département d'information médicale pour le traitement des données médico-administratives- ArchivistesMissions du serviceLes missions ci-dessous correspondent au périmètre d'intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).- Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone- Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage- Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques- Planifier les rendez‑vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales- Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes- Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI- Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles- Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patientsMissions spécifiques du poste- Missions principaleso Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernéso Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patientso Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariatso Assurer l'interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagerso Contribuer à l'optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient- Missions spécialisées en lien avec la qualitéo Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patientso Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariatso Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctiveso Participer aux audits internes, à l'évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoleso Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives- Autres missions spécifiqueso Contribuer à la formation et à l'intégration des nouveaux secrétaires médicauxo Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d'information et de dématérialisationo Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l'activité des secrétariatsso Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices.- Fonction d'encadremento Encadrer, animer et accompagner l'équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidienneso Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l'activitéo Assure Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques Planifier les rendez‑vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients Missions spécifiques du poste Missions principales Organiser, planifier et superviser l'activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par le secrétariat Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient Missions spécifiques en lien avec la qualité Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives Autres missions spécifiques Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d'information et de dématérialisation Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l'activité des secrétariats Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices Fonction d'encadrement Encadrer, animer et accompagner l’équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l’activité Type de contrat: CDI. Durée du travail: 37H30/semaine. Travail en journée. Salaire: selon profil. Expérience Débutant accepté Compétences Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences Informations complémentaires Secteur d'activité : Activités hospitalières #J-18808-Ljbffr