Assistant de direction

Il y a 5 jours

Paris, Nouvelle-Aquitaine, France Institut Catholique de Paris Temps plein

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Rattaché au Doyen de la Faculté des Lettres, vous avez pour principale mission d’assurer l’assistanat de direction du décanat.

Assurer la gestion logistique des déplacements de la Doyenne et de l’équipe (réservation des billets de train, des hôtels…)
Assurer la gestion de l’agenda de la Doyenne (rendez‑vous individuels, conseils de facultés et décanaux, des Directeurs de Masters et du CED, des responsables de cursus…)
Réserver des salles et éventuellement des pauses restauration pour toutes les réunions facultaires
Envoyer des mails d’invitation avec ordre du jour des réunions, suivi des réponses (via outlook et aussi via Aurion)
Rédiger les comptes-rendus de réunions et envoi après validation du Doyen
Mettre en forme des documents (comptes-rendus des réunions de la Doyenne, envoi des cartes-voeux)
Assurer la gestion de la documentation et des dossiers (classement, archivage, mise à disposition), traiter le courrier et les mails
Préparer des dossiers sur des sujets en lien avec l’activité de la faculté.
Effectuer du reporting sur les demandes de bourse : recensement des demandes, vérification de la complétude des dossiers
Effectuer l’accueil des invités de la Doyenne (prise de rendez‑vous, transmission des informations)
Assurer une circulation fluide des informations dans le service et auprès des organismes internes
Mettre à jour de l'annuaire et organigramme de la FDL
Traiter la boîte email doyenfdl@icp.fr
Vérifier l’ensemble des documents mis à la signature de la Doyenne (notamment, attestations de réussite, dossiers de transfert, etc.)

Organiser les jurys, portes ouvertes, journées d’études, colloques, conférences, remise des diplômes, semaine de pré‑rentrée, autres évènements facultaires. Réserver des salles, envoyer les invitations, échanger avec la Direction de la communication pour communiquer sur les évènements, commander la restauration, traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement d’invités, etc.

Poste en CDD à temps complet pour une durée de 6 mois

#J-18808-Ljbffr