Directeur-trice Convention

Description du poste

Nous recherchons un Directeur-trice Convention pour rejoindre notre équipe à l'hôtel Sofitel Cotonou Marina. Vous serez responsable de la gestion des conventions et événements, en travaillant en étroite collaboration avec les départements commerciaux et de marketing.

Responsabilités

• Tenir des registres complets et à jour de tous les accords de vente, contrats et devis pour l'hôtel conformément aux politiques et procédures des hôtels de luxe Sofitel.
• Etablir, en collaboration avec le (la) Directeur-trice Général(e) Adjoint(e), un manuel départemental identifiant toutes les politiques pertinentes pour la réservation de fonctions avec les tarifs respectifs.
• Aider le (la) Directeur-trice Général(e) Adjoint(e), en collaboration avec le Directeur Commercial & Marketing et le Directeur de la Restauration, à établir le budget annuel et les plans d'action.
• Avoir une bonne compréhension des marges de contribution de chaque produit ou offre et travailler avec les responsables des départements respectifs pour maximiser les résultats d'exploitation.
• Atteindre les objectifs de vente et les objectifs de vente incitative pour les revenus de restauration ainsi que pour les chambres et autres revenus, tels que définis par le Directeur Commercial & Marketing et le Directeur de la Restauration.
• Assurer que les propositions de vente sont personnalisées et adaptées, dans les 24 heures suivant la demande du client.
• Agir en tant que liaison entre l'hôtel et l'organisateur de groupe pour tous les groupes assignés afin d'assurer une communication proactive et complète ainsi qu'un suivi de toutes les exigences du groupe, ce qui garantit une satisfaction totale du groupe et améliore la réputation de l'hôtel pour les conférences et les incitations, assurant ainsi de nouveaux et répétés pour l'hôtel.
• Rechercher constamment des opportunités pour promouvoir les chambres et les produits ou offres de restauration afin d'atteindre et dépasser les objectifs définis dans le plan marketing et commercial annuel.
• Maintenir une analyse permanente des principaux comptes sur le marché de la ville de Cotonou et des mouvements de groupes dans la région.
• Visiter des clients potentiels externes dans leurs lieux sélectionnés pour mieux comprendre leurs besoins et permettre le succès de l'événement.
• Examiner en permanence les chambres bloquées et les salles de réunion pour s'assurer que toutes les affaires en cours sont "actives" et suivies pour confirmation et que les taux d'occupation peuvent être maximisés.
• Divertir les clients potentiels et actuels en fonction des priorités commerciales.
• Veiller à ce que toutes les procédures de crédit, de facturation et de recouvrement établies par l'hôtel soient mises en œuvre conformément aux politiques et procédures de crédit.
• Examiner les ventes de banquets et de restauration extérieure de la veille ; résoudre les écarts avec la comptabilité. Suivre les revenus par rapport au budget.
• Veiller à la mise en œuvre de procédures de réservation et de classement correctes, y compris l'historique des programmes de chambres de groupe et de réunions, la configuration et les thèmes de la restauration, les accords contractuels, etc.
• Veiller à ce que tous les contrats de vente suivent les politiques et procédures hôtelières établies et reposent sur une appréciation commerciale solide.
• Veiller à ce que, grâce à une coopération et une communication étroite avec tous les départements de l'hôtel et les prestataires de services externes, le catering Sofitel Cotonou Marina Hotel & Spa soit connu comme l'hôtel préféré pour les conférences et les incitations à Cotonou.
• Veiller à ce que l'équipe Séminaires & Banquets projette une image chaleureuse, professionnelle et accueillante.
• Être exigeant et critique en ce qui concerne les normes départementales.
• Veiller à ce que tous les manuels d'exploitation départementaux soient préparés et mis à jour chaque année.
• Veiller à ce qu'un système de classement efficace et précis, à la fois manuel et électronique, soit maintenu en tout temps.
• Veiller à ce que des dossiers à jour de tous les comptes corporatifs et de groupe soient conservés.
• Veiller à ce que toutes les réunions soient bien planifiées, efficaces et orientées vers les résultats.
• Conserver et protéger tous les contrats et documents financiers.
• Identifier les besoins en formation et planifier des programmes de formation pour l'équipe.
• Veiller à ce que les ambassadeurs du département soient polyvalents et possèdent les compétences nécessaires pour accomplir leurs tâches avec une efficacité maximale, grâce à une formation cohérente conformément au plan de formation annuel.
• Aider à la formation des subordonnés dans le cadre des efforts visant à constituer une équipe efficace et à prendre un intérêt actif dans leur développement individuel et leur bien-être.
• Superviser les ambassadeurs au sein du département, en veillant à ce que les normes et méthodes de service correctes soient maintenues conformément au manuel d'exploitation du département et au manuel de crédit.
• Effectuer l'évaluation annuelle des performances des ambassadeurs.

Autres responsabilités

• Aider à la constitution d'une équipe commerciale efficace en portant un intérêt actif à leur bien-être, leur sécurité et leur développement.
• Encourager l'équipe commerciale à maintenir de bonnes relations avec leurs collègues et tous les autres départements.
• Veiller à ce que l'équipe se présente ponctuellement au travail en portant l'uniforme/vêtement approprié et le badge nominatif en tout temps.
• Veiller à ce que l'équipe maintienne un haut niveau d'apparence personnelle et d'hygiène et respecte les normes d'apparence de l'hôtel et du département.
• S'assurer que tous les ambassadeurs offrent un service amical, courtois et professionnel en tout temps.
• Aider à la formation de l'équipe en veillant à ce qu'ils aient les compétences nécessaires pour accomplir leurs tâches avec une efficacité maximale et de la manière la plus productive.
• Superviser les ambassadeurs au sein du département, en veillant à ce que les normes et méthodes de service correctes soient maintenues conformément au Manuel d'exploitation de l'hôtel et du département.
• Veiller à ce que le budget opérationnel du département soit strictement respecté et que tous les coûts soient contrôlés et les dépenses approuvées.
• Veiller à ce que tous les ambassadeurs lisent et comprennent le Manuel de l'ambassadeur de l'hôtel et respectent les règles et réglementations de l'hôtel, en particulier les politiques et procédures relatives à l'incendie, à l'hygiène, à la santé et à la sécurité.
• Se conformer à la législation locale et être au courant et agir conformément à toutes les questions relatives à votre département.
• Répondre à tout changement dans le département dicté par les besoins de l'industrie, de la marque ou de l'hôtel.
• Être flexible et accomplir toute autre tâche et responsabilité raisonnable dans le cadre des compétences professionnelles assignées, y compris être redéployé dans des départements/secteurs alternatifs si nécessaire, pour répondre aux demandes commerciales et aux besoins de service des clients.
• Assister aux formations et réunions selon les besoins.
• Evaluer les situations et être capable de réagir en conséquence grâce à l'analyse et à la perspective.

Informations supplémentaires

La langue parlée au Bénin étant le français, toutes les candidatures doivent être exclusivement en français. Les candidatures dans une autre langue seront rejetées.