Assistante Administrative

il y a 3 semaines


Paris, Île-de-France AP-HP Temps plein

Informations Générales

Entité de rattachement

L'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un établissement de santé de proximité, spécialisé dans la prise en charge de diverses pathologies, notamment neurologiques, cardiologiques, et ostéoarticulaires. Il dispose également d'une maternité de niveau 2A.

Description du Poste

Intitulé du Poste

Assistante Administrative - Direction Générale du GHU F/H en CDD

Métier

Gestion et Administration - Secrétaire

Type d'Emploi

CDD

Quotité de Temps de Travail

Temps plein

Horaires de Travail

7h36 du lundi au vendredi, avec une amplitude de 9h00 à 18h00, dans le cadre d'un fonctionnement en binôme.

Rémunération

Conformément à la grille de la fonction publique hospitalière.

Poste à Pourvoir

Pour une durée de 3 mois.

Présentation du Service

Fonction : Assistante Administrative

Grade : AMA ou Adjoint Administratif

Composition de l'équipe :

Deux assistantes administratives à temps plein.

Position dans la Structure :

L'assistante est rattachée au Secrétaire Général, à la Directrice de la Communication et des Affaires Culturelles, ainsi qu'au Directeur chargé des Finances et du Contrôle de Gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP.

Liaisons Hiérarchiques :

Le Secrétaire Général, la Directrice de la Communication et des Affaires Culturelles, et le Directeur chargé des Finances et du Contrôle de Gestion.

Liaisons Fonctionnelles :

Contacts avec la Direction Générale de l'AP-HP, la Direction Générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, ainsi que divers services administratifs et médicaux.

Vos Missions

MISSIONS DU POSTE :

Travailler en étroite collaboration avec l'assistante du Directeur Général du GHU et son adjointe pour assurer une continuité dans la gestion des dossiers.

Pour le Secrétaire Général :

  • Enregistrer les courriers reçus et envoyés.
  • Gérer l'agenda du Secrétaire Général.
  • Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements.
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique.
  • Diffuser les notes, directives et comptes rendus.
  • Assister dans le dossier des logements GHU.

Pour la Directrice de la Communication :

  • Accueil téléphonique et gestion des messages.
  • Traitement des courriers et documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage).
  • Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda.
  • Planification des réunions internes et externes.
  • Gestion des congés de l'équipe.
  • Mise en forme de documents et préparation de dossiers.
  • Classement et archivage des documents.
  • Gestion des mises à jour des organigrammes.
  • Gestion des stocks de produits et matériels.

Pour le Chargé des Finances et du Contrôle de Gestion :

  • Enregistrer les courriers reçus et envoyés.
  • Gérer l'agenda du Secrétaire Général.
  • Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements.
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique.
  • Diffuser les notes, directives et comptes rendus.

Profil Recherché

Formation et Qualifications Requises :

Maîtrise des outils informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint. Capacité rédactionnelle et bonne orthographe.

Qualités Professionnelles Requises :

Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie, bonne présentation, excellente expression orale, et capacité à travailler en équipe.

Les Avantages de l'AP-HP

Description des Avantages :

Sur le site, vous trouverez un self-service, une crèche, un parking couvert, une conciergerie, et un service social dédié au personnel. Remboursement du Pass Navigo ou accès au parking couvert. Un comité d'entreprise est également en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs.


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