Assistant en administration de direction

Il y a 2 mois


RueilMalmaison, Île-de-France SITES Temps plein

Description du poste

Vous souhaitez rejoindre une entreprise en pleine croissance, qui met en avant la santé, la sécurité et l'environnement de ses collaborateurs et de ses clients? Nous recherchons un Assistant en administration de direction pour rejoindre notre équipe QSRE.

Missions

Vous serez chargé(e) de l'assister dans la gestion et l'organisation administrative du service QSRE, en vous occupant notamment de :

1. Le Secrétariat

Vous assurerez le secrétariat classique de la Directrice QSRE et des Chargées QSRE, comme les relations téléphoniques et électroniques, le suivi du calendrier de l'équipe QSRE (réunions, audits, revues), le classement du courrier entrant et sortant, la saisie de documents type courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunions.

Vous participerez à l'organisation et à la préparation des réunions, groupes de travail ou encore l'organisation de l'accueil des tiers lors de ces réunions. Et vous assurerez le relais entre les différents secrétariats et les membres de l'équipe QSRE.

2. La Gestion de la documentation QSRE

Vous assurerez l'enregistrement, l'accessibilité, la diffusion, le classement et l'archivage de la documentation du système QSRE, en interaction avec l'équipe QSRE et les pilotes de processus, soit :

 Mettre en forme les informations documentées du système qualité (notes, logigrammes, affiches, PPT, tableau de bord Excel),

 Émettre et enregistrer les références QSRE dans l'ERP,

 Rédiger et diffuser des mails d'informations au personnel,

 Tenir à jour le tableau des documents QSRE et classer les documents informatiquement.

3. L'Établissement des habilitations et autorisations

Vous traiterez les demandes d'établissements et mises à jour des habilitations et autorisations du personnel, soit :

 Gérer les dossiers des salariés (attestations de formations, aptitude médicale, etc.) en lien avec les secrétariats d'agence,

 Enregistrer et suivre les listes de salariés exposés aux rayonnements ionisants sur le logiciel associé,

 Émettre les carnets d'accès des salariés et les titres d'habilitations et autorisations employeur à destination des chefs d'établissement,

 Tenir à jour et partager la liste des habilitations et formations du personnel,

 Participer au déploiement d'un outil digital pour automatiser une partie de ses tâches.

4. L'exploitation des données QSRE

Vous assurerez la collecte et l'enregistrement de données nécessaires au suivi de la mise en pratique des règles internes en matière de QSRE, en interaction avec des partenaires externes, service achats et l'équipe QSRE, soit :

 Échanger avec les responsables d'affaires pour la qualification des sous-traitants,

 Tenir à jour le tableau des qualifications des sous-traitants,

 Recueillir et renseigner les éléments nécessaires à l'établissement des statistiques QSE (suivi clients, suivi des écarts, des réclamations), ainsi que le suivi des retours de satisfaction client.

Qualifications

Vous devez être issu(e) d'une formation de niveau Bac ou équivalent avec une spécialité d'assistanat de direction / administratif ou QSE, et avoir une réelle sensibilité aux enjeux sociétaux et environnementaux au sein de l'entreprise.

Les qualités requises

Vous aimez travailler en équipe et vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion. Vous rêvez d'autonomie et d'initiative, et vos qualités relationnelles ne sont plus à démontrer.

Evidemment, Word, Excel, PowerPoint et Outlook n'ont pas de secrets pour vous. Et la maîtrise d'outils complémentaires (logigramme, Publisher,...) ne sont pas exigés mais seront de réels atouts.

Nous recherchons un candidat motivé et passionné par les enjeux de qualité, de sécurité et d'environnement. Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez plus, postulez.

Une attention particulière, à compétences égales, sera portée aux candidats en situation de handicap.



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