Assistant en gestion administrative

il y a 1 semaine


Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France ACTION LOGEMENT Temps plein
Mission

Vous rejoignez l'équipe de la Direction de l'Offre Nouvelle et de l'Action Patrimoniale en tant que Assistant en gestion administrative.

Vous serez chargé de la gestion administrative des opérations en maitrise d'ouvrage directe, en collaboration avec les Responsables d'Opérations.

Vos principales missions seront :

• Gestion et vérification des pièces administratives des prestataires et des entreprises sous attestation;
• Commander l'ensemble des études préalables (diagnostics, étude de sols, géomètre, etc.);
• Tenir à jour le tableau de suivi opérationnel des opérations;
• Traitement administratif des agréments des sous-traitants;
• Gestion administrative des Appels d'Offres, à compter de la publication (relève des questions, correspondance sur la plateforme, tenue des Procès-Verbaux de Commissions d'Appel D'offres (CAO), courriers de rejet, d'attribution, notifications des marchés et des Ordres de Services (OS));
• Affichage et Constat des autorisations administratives, dépôt des Demandes d'Ouverture de Chantiers et des DAACT (déclaration attestant l'achèvement et la conformité de vos travaux);
• Montage et suivi des dossiers de demandes de subventions, CEE;
• Ouverture et clôture des assurances de chantier (Garantie Dommages Ouvrages +garantie Constructeur Non Réalisateur + Garantie Tous Risques Constructeur);
• Ouverture des budgets (traitement de la fiche navette), saisie des marchés (dont les sous-traitants) et des commandes dans IKOS;
• Suivi administratif des réclamations clients sur Easiware (transmet la réclamation aux Responsables des Opérations qui va la traiter avec sa MOE et les entreprises concernées, et s'assurer de sa bonne réalisation). Il informe le client et clôture l'affaire sous Easiware;
• Communication interne et externe sur les opérations en lien avec le chargé d'opération;
• Collecter les documents de fin de chantier et procéder à l'archivage sous PAW.

Profil

Vous devez avoir une communication aisée et ouverte avec des interlocuteurs variés, être à l'aise avec le téléphone pour gérer les demandes des locataires, les relances prestataires.

Vous devez avoir un sens de l'organisation et de l'analyse, ainsi qu'une grande réactivité. Vous maîtrisez les outils Microsoft (Excel et Word).

Rigoureux(se), pragmatique et autonome, vous bénéficiez de réelles qualités de relationnelles et le sens de la relation client.

Rigoureux(se), pragmatique et à l'écoute, vous savez analyser les problèmes, avez le sens de la relation client.

Localisation du poste

France, Auvergne-Rhône-Alpes, 69 - Rhône

Lieu

14 rue tronchet 69006 Lyon

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

BAC + 2 (BTS, DUT, DEUG, etc)

Spécialisation du diplôme

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