Assistant(e) de direction H/F

il y a 2 semaines


Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

Description du poste

L'assistant(e) de direction H/F assure le secrétariat de la direction générale avec quatre autres assistant(e)s, et plus particulièrement celui de la directrice générale adjointe. Une collaboration étroite avec le chef de cabinet et les autres membres du cabinet, comme avec tous les collaborateurs de la direction générale, est indispensable.

Les principales activités de l'assistant(e) de direction H/F consistent à :

gérer l'agenda de la directrice générale adjointe ;

gérer les courriels reçus sur la messagerie générique de son secrétariat ;

veiller à la disponibilité des dossiers nécessaires aux rendez-vous de la directrice générale adjointe dont il/elle passe commande aux services ;

assurer l'accueil téléphonique des interlocuteurs ;

assurer l'accueil physique des visiteurs ;

organiser les déplacements de la directrice générale adjointe ;

organiser des audioconférences ou des visioconférences et contribuer à la préparation d'évènements.

L'assistant(e) de direction H/F sera amené(e) à participer, au regard des nécessités de service, à la gestion du secrétariat du directeur général et de la directrice générale adjointe, en appui de ses collègues du secrétariat de direction.

Chaque agent de la DG Trésor doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'ouverture, l'esprit d'équipe et la loyauté.

Principales activités :

Classement, archivage, gestion de procédures, information, accueil, rédaction, saisie informatique, secrétariat

Principaux interlocuteurs :

Les autres services de la direction, des organismes étrangers, les agents du ministère, les autres directions, les cabinets ministériels, d'autres ministères, des établissements publics, le secteur privé, Cabinet du DG, autres assistantes de direction ou de cabinets.

Conditions d'exercice particulières

Expérience minimum de 5 ans en tant qu'assistant(e)

Contraintes horaires (présence rotative)

Haute confidentialité et extrême discrétion (poste soumis à habilitation au secret de la défense nationale)

Description du profil recherché

L'assistant(e) de direction H/F recherché est celui d'un agent disposant de :

Savoirs :

Techniques et des outils de secrétariat de direction

Techniques d'accueil physique et téléphonique

Maitrise des outils bureautique : Outlook, Word, Excel, outils visio/audio

Organisation, fonctionnement et missions de la direction

Application collaborative interne (à acquérir)

Savoir-faire :

Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence

Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements

Travailler en équipe

Analyser et orienter les courriers

Mettre en œuvre les techniques de classement

Savoir-être :

Rigueur, réactivité

Sens de l'organisation

Capacité d'initiative, autonomie

Sens de la confidentialité

Sens du relationnel, du travail en équipe

Gestion du stress

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifsCONNAISSANCES - LanguesSAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du publicSAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositifSAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délaisSAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexitéSAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipeSAVOIR-ÊTRE - Être rigoureuxSAVOIR-ÊTRE - RéactivitéSAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)


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