Assistant de la directrice administrative

il y a 3 semaines


Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Aix-Marseille Université Temps plein

Mission

Le candidat sélectionné occupera le poste d'assistant de la directrice administrative au sein de la Direction Administrative de l'UFR des Sciences Médicales et Paramédicales. Il/elle sera chargé(e) de l'appui de la direction dans la gestion des dossiers sur les volets pilotage, juridique/institutionnel et gestion courante.

Volet pilotage

  • Organiser l'activité en formalisant, mettant à jour et diffusant les supports nécessaires au pilotage : bases de données, documents divers (courriers, rapports, etc.)
  • Participer à la cartographie des activités et des risques associés, volets formation/maintenance-logistique/RH-finances/Juridique-achats/communication
  • Gérer certains dossiers en mode projet

Volet juridique/institutionnel

  • Gérer l'organisation des réunions chefs de service, bureaux des conseils de faculté. Anticiper, réaliser et suivre certains dossiers notamment les divers conseils et commissions de la Faculté
  • Assister à l'organisation des opérations électorales et des dossiers juridiques, recours notamment

Volet gestion courante

  • Organiser, préparer les réunions, agenda de la directrice
  • Participer aux opérations de logistique du service
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers
  • Classer et archiver des documents

Compétences requises

  • Connaissances générales des structures de l'Université et en ressources humaines
  • Environnement et réseaux professionnels (outils bureautique, ENT)

Titres et diplômes

  • Diplôme de niveau Bac +3
  • Expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative

Bénéfices

  • Prime mensuelle et annuelle
  • Accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Modalités de recrutement

Le processus de recrutement s'effectuera en deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de la structure. En cas de réussite, le candidat sélectionné bénéficiera d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à ses besoins.

Environnement de travail

Aix-Marseille Université offre un environnement de travail socialement engagé, avec la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté, ainsi qu'un équilibre des temps de vie avec jusqu'à 50 jours de congés dès la première année.



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