Mail Distribution Coordinator

il y a 1 mois


Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

Job Title: Mail Distribution Coordinator

Post Number: OPS 415

Grade: G-4

Parent Sector: Sector For Administration and Management (ADM)

Duty Station: Paris

Job Family: Administration

Type of Contract: Fixed Term

Duration of Contract: 2 years

Recruitment Open to: Internal and external candidates

Language of Work: English and French

The Mail Distribution Coordinator will provide administrative support for the distribution of official mail at the UNESCO Paris office. The incumbent will be responsible for receiving, sorting, and delivering mail to the appropriate departments, as well as maintaining accurate records of mail shipments.

Key Responsibilities:

  • Provide mail and parcel reception and dispatch services
  • Register arrival and delivery in DUO system (Intranet)
  • Manage computerized address database, process and print official addresses
  • Prepare and pack documents received after carrying out quality and quantity control
  • Organize physical distribution of documents and publications
  • Operate the mail service vehicle and maintain vehicle logs and maintenance records

Requirements:

  • Completed secondary, technical or vocational school
  • Minimum of three (3) years of relevant work experience in general administrative services
  • Good interpersonal and communication skills
  • Good organizational and coordination skills with the ability to take initiative, establish priorities and monitor own work plans

Desirable Qualifications:

  • Specialized training/certification in administration, and/or secretariat or other related field
  • Relevant work experience in an international environment/organization/institution
  • Knowledge of SAP based on Computerized Enterprise Resource Planning (ERP)

Benefits and Entitlements:

UNESCO's salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 39 422 EUR.


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