Administrateur de coordination

il y a 21 heures


Nantes, Pays de la Loire, France Aéroports de Montréal Temps plein
Rôle et responsabilités

L'administrateur de coordination fournira des services confidentiels de coordination et d'administration à la directrice, planification aéroportuaire. Le titulaire peut aussi supporter les autres membres de l'équipe dans certaines tâches de coordination.

  • Organiser et suivre l'emploi du temps, les activités et les dossiers de la directrice de façon ordonnée et systématique.
  • Coordonner, produire, traduire, réviser et finaliser les documents et présentations effectués par son supérieur à l'intention de divers intervenants internes ou externes.
  • Rédiger, élaborer, distribuer et mettre à jour les notes de service, lettres, dans les deux langues officielles selon le cas.
  • Mettre sur pied des mécanismes de suivi auprès des intervenants, assurer le lien avec les dossiers en cours et prendre action, selon le cas.
  • Prendre connaissance des courriels reçus, les prioriser, assurer un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis et prendre action, selon le cas.
  • Coordonner les activités nécessaires au suivi budgétaire du département et assurer les suivis auprès des membres de l'équipe.
  • Entrer les données budgétaires et d'approvisionnement dans SAP, effectuer les analyses d'écart et produire les rapports demandés par son supérieur.
  • Coordonner, planifier et organiser les réunions du département ainsi que les autres comités internes et externes sous la responsabilité de la direction planification aéroportuaire, préparer les dossiers et convocations. S'assurer de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc. lorsque nécessaire.
  • Organiser et planifier certains événements spéciaux pour la direction, planification aéroportuaire.
  • Planifier les voyages, activités externes et internes des gestionnaires de la direction, de même que la préparation logistique et administrative.
  • Produire les comptes de dépenses de sa supérieure immédiate.
  • Effectuer diverses autres tâches connexes telles que classement de documents dans nos différents systèmes.
Exigences
  • Posséder un diplôme d'études collégiales en bureautique ou l'équivalent.
  • Posséder au moins huit (8) ans d'expérience en support administratif dans les tâches et responsabilités similaires.
  • Avoir le sens de l'organisation et la capacité de travailler en équipe.
  • Capacité à travailler sous pression dans un contexte d'échéancier serré et de changement de priorités.
  • Posséder de l'initiative, de l'autonomie, de la courtoisie et de la diplomatie.
  • Discrétion et intégrité absolue.
  • Être disponible à travailler selon un horaire itéré.
  • Posséder de bonnes capacités rédactionnelles.
  • Maîtriser la suite bureautique MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
  • La connaissance du logiciel SharePoint, SAP, de MsProject, Power BI et des outils de collaboration électronique constitue un atout.
  • Passer avec succès la cote d'enquête pour l'obtention du laissez-passer pour zones réglementées.


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    il y a 4 semaines


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