Assistant de Gestion Administrative

il y a 3 semaines


Lille, Hauts-de-France Région Hauts-de-France Temps plein

Contexte du poste

Au sein de la Région Hauts-de-France, le Pôle Supports Techniques est chargé de la gestion et de l'entretien des infrastructures administratives et portuaires. Cette entité s'appuie sur une équipe interne ainsi que sur des prestataires externes pour garantir un fonctionnement optimal. Elle a également pour mission de veiller à l'efficacité énergétique de ces bâtiments.

La direction supervise la stratégie patrimoniale globale, englobant tous les types de bâtiments, y compris les établissements scolaires. Elle s'assure que les conditions d'utilisation des infrastructures sont optimales et contribue au développement d'un système d'information patrimonial. De plus, elle élabore et met en œuvre des politiques foncières, gérant les biens publics et privés de la collectivité.

La structure de la direction se divise en deux départements et trois services :
- Département Exploitation et Sécurité
- Département Maîtrise d'Ouvrage
- Service Stratégie et Gestion Foncière et Patrimoniale
- Service Administratif et Financier
- Service Système d'Information Patrimoniale

Le Service Énergie et Entretien est responsable de la maintenance des bâtiments administratifs, sportifs, culturels et portuaires. Il gère les interventions nécessaires et acquiert les ressources matérielles et équipements requis pour ses missions. Ce service est également en charge de la gestion de l'énergie pour les bâtiments régionaux, à l'exception des lycées.

Ce poste d'assistant administratif inclut des missions variées telles que :
- Soutenir les responsables dans l'organisation du temps, le traitement des informations et le suivi des dossiers.
- Assurer la logistique administrative de l'entité.
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger des comptes rendus.

Finalité du métier

Apporter un soutien à la direction, à l'équipe et au chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique.

Activités du métier

Exécuter les tâches de gestion liées à son domaine (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme...),
Contribuer à la mise en œuvre et au suivi des projets,
Organiser la logistique des événements (réunions, manifestations...),
Réaliser une première analyse des dossiers de son portefeuille,
Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision et aux réunions,
Fournir un premier niveau d'information dans son domaine d'intervention,
Assurer la circulation de l'information entre les différents partenaires,
Participer à la gestion des données (mise à jour des tableaux de bord, sécurisation des informations),
Rédiger des bilans et rendre compte de l'activité,
Identifier et signaler les dysfonctionnements,
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation des activités liées à son domaine,
Proposer des améliorations aux méthodes de travail et aux procédures existantes,
Participer à l'archivage des dossiers.

Activités spécifiques

Apporter un soutien continu au responsable de service et à son adjoint sur les aspects suivants : organisation personnelle, suivi des activités, information et accueil.

• Servir d'interface auprès des différents interlocuteurs : entreprises de travaux, maîtres d'œuvre, mainteneurs... (internes et externes).

• Gérer l'organisation logistique des événements (réunions).

Accueillir les appels téléphoniques et fournir un premier niveau d'information et d'orientation.

Prendre en charge les tâches administratives (coordination avec la DRH et le service administratif, gestion du courrier, gestion du temps...).

Contribuer à la gestion des données et au suivi des dossiers de travaux :

• Saisie des demandes de travaux dans le logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) et suivi de leur avancement.

• Suivi des marchés du service et aide à la rédaction des documents administratifs.

• Participer à l'archivage des dossiers.

• Suivi des devis et des commandes en lien avec le service administratif et les chargés d'opération.

• Suivi des projets en lien avec les chargés d'opération et des documents communs de pilotage.

Fournir un soutien administratif ponctuel aux autres services de la direction.

Profil

Conditions de travail

Diplômes :

Niveau BAC

Profil Requis :

Rigueur Autonomie dans l'organisation du travail Capacité d'initiative Sens relationnel et travail en équipe : aptitude à collaborer avec les acteurs internes et externes Connaissance du logiciel de GMAO Maîtrise d'Excel

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