Responsable de la gestion de la documentation

il y a 6 jours


La Rochelle, Nouvelle-Aquitaine, France ALSTOM Gruppe Temps plein

Fonction principale :

Le responsable de la gestion de la documentation est chargé de définir et de mettre en œuvre la gestion de la documentation au sein de l'organisation du projet/programme. Il est responsable de la définition et du contrôle de la documentation complète du projet/programme, ainsi que de l'exécution du cycle de vie de la documentation.

Compétences requises :

  • Maîtrise de l'anglais et du français.
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Office 365,...).
  • Méthode de travail structurée (axée sur les processus, capacité à diagnostiquer des situations complexes / organisations avec un esprit d'amélioration continue).
  • Capacité à stimuler l'équipe de projet, bonnes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, excellent travailleur d'équipe.
  • Capacité à travailler avec des équipes multi-sites et internationales.

A propos du poste :

  • Le responsable de la gestion de la documentation est responsable, au sein de son équipe, du déploiement et de l'exécution du processus de gestion de la documentation.
  • Il est chargé de la création et de la mise à jour des plans de gestion de la documentation (PGD).
  • Il gère les exigences du client en matière de gestion de la documentation.
  • Il suit et s'assure que les règles définies dans le DMP sont comprises et appliquées par tous les membres de l'équipe.
  • Il veille à ce que la documentation soit correctement validée avant toute soumission au client.
  • Il adapte et met en œuvre la structure de la documentation conformément aux normes.
  • Il définit, attribue et suit les prestations contractuelles pour les catégories de documentation technique et de gestion dans la liste des exigences en matière de prestations contractuelles.
  • Il met à jour et utilise la liste de distribution interne et externe de la documentation.
  • Il gère et déploie le SGDE avec l'équipe de soutien aux outils, forme les nouveaux utilisateurs et gère les droits d'accès au SGDE.
  • Il joue le rôle d'utilisateur clé du SGDE (s'il n'y a pas d'utilisateur clé du SGDE du site) et assure le soutien de premier niveau aux utilisateurs du SGDE.
  • Il suggère des améliorations de l'activité (REX sur les questions de documentation : processus, organisation).
  • Il participe aux revues de configuration pour garantir l'intégration dans toutes les activités des membres de l'équipe qui sont impliqués dans la documentation.
  • Il définit et analyse les rapports sur la documentation, les indicateurs à fournir par le contrôleur de la documentation et rend compte de l'analyse à son chef de service, au responsable de l'équipe PM& Core, aux membres de l'équipe et au client (le cas échéant).
  • Il gère, en appliquant les règles/instructions internes, la traduction des documents, la gestion des dossiers et l'archivage physique.
  • Pendant la phase d'appel d'offres : uniquement pour les appels d'offres à haute criticité et sur demande, il évalue les écarts entre les normes Alstom et les exigences du client, avertit en cas d'écarts importants, évalue l'impact sur les coûts pour l'équipe chargée de l'appel d'offres.
  • De préférence, il a une expérience dans la gestion de la documentation technique.


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