Gestionnaire relation citoyenne

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi -Sous l’autorité du Responsable de la Relation aux Citoyens, le (la) gestionnaire de la relation citoyenne est chargé(e) du pré-accueil des usagers au sein du centre administratif. - L’agent est chargé(e) d’assurer l’accueil physique, téléphonique du public. - Il/elle réceptionne, enregistre et traite les demandes relatives à l’état civil (pièce d’identité et Passeport,). - L’agent suit et contrôle les dossiers associés. Missions / conditions d'exercice Dans une phase de développement du service • Participer à la création et la mise en œuvre du projet de centre administratif et de service. Accueillir les usagers : • Assurer l’accueil (physique, téléphonique ou électronique) l’information et l’orientation des usagers des services municipaux • Répondre aux différents besoins et attentes des usagers des services municipaux (public, partenaires, autres services…) : guider, conseiller, accompagner, délivrer des actes, résoudre les problèmes posés, • Diffuser l’information et la documentation, renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme interne), Être garant de la qualité de l’accueil du public : • Tendre vers une amélioration continue dans relation du service rendu (avoir le souci du détail, innover, rechercher l’excellence), • Garantir un service fiable et le délivrer de manière efficace : analyser les demandes des usagers (les filtrer, les orienter), identifier et gérer le besoin et son degré d’urgence, • Enregistrer et traiter les informations, suggestions, commentaires et demandes des usagers et transmission pertinente au service ou responsable concerné si nécessaire : être en mesure de qualifier une situation, de hiérarchiser et distribuer les informations, Participer à la vie du service : • Travail en coopération et en transversalité avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global, et pouvoir en cas de pics d’activités intervenir également en appui des autres services, • Transmettre systématiquement les informations pertinentes menant à des solutions d’amélioration et apporter son aide aux autres membres de l’équipe et aux stagiaires accueillis, • Respecter et appliquer les règles et procédures du service, Activité transversale : • Assurer des missions ou tâches administratives selon les besoins du service et en fonction de l’activité. • Accueil, gestion et délivrance des titres d’état civil et administratifs • Assurer l'accueil et renseigner le public (accueil physique et téléphonique des usagers, analyse et traitement des différentes demandes du public, instruction et délivrance des documents d’identités et informations nécessaires. Assurer la gestion administrative des documents d'état civil: • Enregistrer, traiter et suivre les demandes de documents divers (cartes nationales d'identité et passeports) • Contrôler et traiter les dossiers via les logiciels ANTS • Transmettre des dossiers à la Sous-Préfecture • Archiver des dossiers Profils recherchés SAVOIRS (CONNAISSANCES) Bonne connaissance de l’outil informatique (et des formations aux applicatifs métiers) Connaissance de la collectivité et de son organisation SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire), Capacités d’initiative et de réactivité dans la gestion des accueils Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers (être sensible à leurs besoins) et des services Flexibilité et aptitude à s’adapter aux impératifs d’évolution des services Autonomie et sens de l’organisation Rigueur et sens des responsabilités Capacité à travailler en partenariat et en transversalité Aptitude au travail d’équipe SAVOIR-ETRE (COMPORTEMENTS) Aptitudes relationnelles développées, capacités d’écoute et communication Garant de l’image et des valeurs du service public : présentéisme Ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l’écoute, diplomatie Exemplarité : présentation, attitude, tenue, posture et langage professionnels Discrétion et respect du secret professionnel