Gestionnaire accueil citoyen

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier famille de niveau 3. L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et l’accompagnement des usagers dans l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales mais également l’instruction et la gestion de leur dossier dans le logiciel métier et depuis l’Espace Citoyen. Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office. Missions / conditions d'exercice Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2 • Accueil physique et téléphonique des usagers • Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous • Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux • Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction) Gestion de la GRC : • Démarches familles • Démarches citoyennes Affaires générales : • Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence • Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise • Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise • Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire • Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques Etat civil : • Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes Famille : • Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale • Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes • Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches. Affaires militaires • Recevoir et instruire les recensements citoyens Expert métier Famille de niveau 3 Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office • Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager • Traiter les dossiers administratifs et calculer le quotient familial • Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via l’Espace Citoyen • Suivi des scolarités en relation avec le service de la vie éducative et fermeture des activités périscolaires en fonction • Traitement des demandes de réservations exceptionnelles • Gestion de l’activité des démarches familles réalisées en ligne ou au guichet • Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes • Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles • Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi • Assurer le classement et l’archivage des dossiers • Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable. • Accompagner les collègues et utilisateurs dans les fonctionnalités courantes • Préparer et traiter les listes des futures campagnes d’inscription • Mise en place des demandes de gardes alternées • Gestion de la boite mail fonctionnelle du guichet familles • Gestion des campagnes de relance téléphonique de masse • Gestion des dossiers réservés (contestation et cas particuliers) avec le service régie/facturation Effectuer d’autres tâches ponctuelles Accueillir et accompagner les usagers de l’Agence Postale Communale : • Réceptionner, trier et remettre les lettres et colis • Réexpédier les courriers et colis non réclamés • Affranchir des lettres et colis • Vendre des timbres et enveloppes prêtes à poster • Orienter les usagers en cas de réclamation • Informer les usagers des services et produits proposés par La Poste Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles Profils recherchés Connaissances : • Connaissance du code de l’éducation et du code de la famille • Bonne connaissance du code civil • Très bonne maitrise de l’orthographe • Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français Compétences techniques : • Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent • Utilisation du gestionnaire de file d’attente • Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac) • Utilisation de certaines plateformes étatiques dédiées et de Maileva • Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique • Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches • Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet • Respect strict du formalisme et des procédures • Maîtriser les techniques d’accueil, de secrétariat, d’expression oral et écrite Compétences comportementales : • Goût pour le contact humain • Sens du service public et le respecter des valeurs de la fonction publique, en particulier les obligations de discrétion et de confidentialité, de continuité de service et d’égalité de traitement • Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue • Etre souriant, à l’écoute et savoir reformuler • Avoir un vocabulaire positif et rassurant • Savoir gérer son stress dans les situations difficiles • Etre ponctuel et assidu • Savoir travailler en équipe • Savoir faire circuler l’information et rendre compte à sa hiérarchie • Respecter l’organisation mise en place • Etre rigoureux et réactif • Avoir un esprit d’analyse • Etre curieux et se tenir informé des évolutions législatives • Faire preuve d’adaptabilité