Responsable logistico-administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l'autorité de la DGS, le/la responsable logistico-administratif est le/la collaborateur(trice) direct(e) de la DGS. Le poste se scinde en 2 activités : responsable du service administratif et gestionnaire logistico-administratif. Il/elle collabore avec la DGS au quotidien et assure le binôme de l'agent comptable/RH en renfort du service Ressources. Il/elle travaille en partenariat avec les agents du service administratif, le responsable des services techniques et le responsable du pôle scolaire. Missions principales : - Assurer l'encadrement du service aux usagers et de l'entretien des locaux - Accompagner le DGS dans la mise en œuvre des projets communaux - Assurer la gestion logistique et administrative du patrimoine mobilier et immobilier - Collaborer aux tâches de comptabilité /RH Missions / conditions d'exercice ASSURER L'ENCADREMENT DU SERVICE AUX USAGERS ET DE L'ENTRETIEN DES LOCAUX - Pilotage et organisation du service : coordonner les activités des agents en fonction des objectifs fixés par la hiérarchie, suivre l'avancement des dossiers et veiller au respect des délais et procédures administratives et assurer la continuité du service en gérant les absences et les urgences - Management et animation de l'équipe : animer l'équipe (organiser des réunions régulières pour échanger sur l'avancement des tâches et résoudre les problèmes, communiquer sur les priorités), encadrer et accompagner les agents dans leur travail au quotidien, fédérer l'équipe autour des projets communaux, réaliser les entretiens professionnels annuels (suivi des objectifs et des performances), gérer les conflits et favoriser un climat de travail positif - Gestion administrative et RH : organiser les plannings, les congés et la répartition des charges de travail du service aux usagers, participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs et assurer la montée en compétences des membres de l'équipe (formations, accompagnement) - Suivi opérationnel et amélioration continue : s'assurer de la qualité du travail et du respect des délais, proposer des actions d'amélioration et d'optimisation des processus, veiller à la satisfaction des usagers et au bon accueil du public et faire remonter les besoins et difficultés auprès de la hiérarchie ASSURER L'ENCADREMENT DU SERVICE AUX USAGERS ET DE L'ENTRETIEN DES LOCAUX - Pilotage et organisation du service : coordonner les activités des agents en fonction des objectifs fixés par la hiérarchie, suivre l'avancement des dossiers et veiller au respect des délais et procédures administratives et assurer la continuité du service en gérant les absences et les urgences - Management et animation de l'équipe : animer l'équipe (organiser des réunions régulières pour échanger sur l'avancement des tâches et résoudre les problèmes, communiquer sur les priorités), encadrer et accompagner les agents dans leur travail au quotidien, fédérer l'équipe autour des projets communaux, réaliser les entretiens professionnels annuels (suivi des objectifs et des performances), gérer les conflits et favoriser un climat de travail positif - Gestion administrative et RH : organiser les plannings, les congés et la répartition des charges de travail, participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs et assurer la montée en compétences des membres de l'équipe (formations, accompagnement) - Suivi opérationnel et amélioration continue : s'assurer de la qualité du travail et du respect des délais, proposer des actions d'amélioration et d'optimisation des processus, veiller à la satisfaction des usagers et au bon accueil du public et faire remonter les besoins et difficultés auprès de la hiérarchie - Communication et coordination : faire le lien entre la direction et l'équipe, participer aux réunions avec les élus, les directions ou les autres services et favoriser la collaboration entre les différents services de la commune ACCOMPAGNER LE DGS DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS COMMUNAUX - Accompagnement du DGS sur les dossiers et projets de la collectivité : appui administratif du DGS et conduite de dossiers sur certaines thématiques - Subventions : Constituer les dossiers de demandes de subvention et en assurer le suivi, - Marchés publics : préparer et organiser la consultation avec la maitrise d'œuvre, suivre l'exécution du marché, veille sur les procédures et seuils des marchés publics ASSURER LA GESTION LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIVE DU PATRIMOINE MOBILIER ET IMMOBILIER - Référent administratif des différents équipements communaux et de leurs intendances o Effectuer les démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement des équipements (notamment pour les Etablissements Recevant du Public : en appui du responsable des services techniques, préparer les commissions de sécurité et assurer le suivi administratif des demandes de mise aux normes) o Réaliser un inventaire du patrimoine immobilier et le mettre à jour o Gestion des contrats de fournitures et de prestations de services o Effectuer les déclarations de sinistre et leur suivi o Suivi général et intendance des équipements, propositions d'amélioration de gestion - Référent administratif du matériel communal et de son intendance o Gestion des contrats, des commandes de matériel et des dépannages avec les prestataires (informatique, téléphonie, photocopieurs, ...) o Centraliser les commandes de fournitures administratives et d'entretien des différents équipements o Commande des EPI et de vêtements de travail (en lien avec le responsable du service) COLLABORER AUX TÂCHES DE COMPTABILITÉ /RH - Être le binôme du (de la) gestionnaire des ressources humaines et de la comptabilité en étant en mesure de le (la) remplacer en cas d'absence prolongée ou de besoins urgents sur une partie de ses missions - Travailler en collaboration ou en soutien du (de la) gestionnaire des ressources humaines et de la comptabilité sur certains dossiers spécifiques - Santé et sécurité au travail : suivi du document unique et mise à jour Profils recherchés Expérience souhaitée sur un poste polyvalent en collectivité territoriale Niveau souhaité Bac +2/3 Compétences requises Maîtrise des règles administratives des collectivités territoriales Maîtrise des fondamentaux du management Maîtrise de la conduite de projet Maîtrise des logiciels spécifiques : comptabilité, paie, logiciels métier, Hélios DGFIP Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et des techniques de communication Qualités relationnelles et rédactionnelles Compétences comportementales requises sur le poste : savoirs être Qualités attendues sur le poste Sens du service public Qualités relationnelles et d'écoute (pédagogie, écoute, empathie, esprit d'équipe) Polyvalence et capacité d'adaptation Rigueur et organisation Autonomie et initiative Discrétion et secret professionnel dans le respect du devoir de réserve