Assistant de direction

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi La Direction Jeunesse, Sport et Vie Associative de la commune de VILLECRESNES recherche une assistante de Direction afin d'assurer le secrétariat et l'assistance sur les missions administratives du Directeur jeunesse, sport et vie associative. La Direction Jeunesse, Sport et Vie associative participe à la définition des orientations en matière de politique jeunesse et sportive de la collectivité et pilote leur mise en œuvre. Dirige la gestion administrative et technique des équipements municipaux. Organise la vie associative locale. Structure l’encadrement d’activités d’animation en direction du public jeune (12-25 ans). Organise, pilote, coordonne le soutien logistique et contrôle la gestion du personnel et du matériel. Missions / conditions d'exercice 1/ Gestion administrative, accueil physique et téléphonique de la Direction - Accueil physique et téléphonique du public (recevoir et répondre aux demandes, prendre les messages) - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Etablir les contacts avec les différents partenaires (administrations, entreprises, associations, particuliers…) - Prendre et organiser les rendez-vous - Traiter et communiquer les documents administratifs (déclaration de manifestation, subvention, contrat de location, bourse au permis, aide au BAFA…) - Réceptionner, enregistrer, classer et archiver les documents - Préparer les documents pour les instances - Saisir des documents de forme et de contenu divers (préparation et compte-rendu réunion, devis, facture, délibération…) - Rechercher des informations notamment réglementaires - Suivre le budget sur CIRIL Finances (devis, bons de commande et régies) - Élaborer et gérer les plannings (terrains de sports, gymnase, pavillon des associations, …) - Gérer les locations de salles : réservation, visite, états des lieux entrants et sortants, mise en place convention, facturation, encaissement 2/ Participation à l’élaboration et à la mise en œuvre des projets en accord avec le projet de la municipalité - Proposer des idées sur la communication, les activités, les manifestations sportives, etc. - Participer aux réunions de préparation de projets et de bilans (fête du sport, forum des associations séjour…) 3/ Organisation et participation à des manifestations - Participer à la mise en place de tout projet du service - Organiser des groupes de travail pour préparer les manifestations - Mette en place et suivre les évènements destinés aux administrés - Contribuer à l’organisation des manifestations associatives et scolaires 4/ Suivi des acteurs sportifs et associatifs locaux - Recueillir et répondre aux besoins des associations (dossiers de subventions, demande et locations de salles, etc…) - Participer à l’élaboration du planning d’attribution des créneaux 5/ Activités secondaires - Accueillir et former les stagiaires - Gérer les fournitures de la direction - Assurer l’intérim de la Direction Jeunesse, Sport, Vie Associative et Festivité en cas d’absence Profils recherchés BAC +2 dans le domaine de l'assistanat administratif. (maîtrise des outils, word, excel, power point, facilité d'utilisation de l'informatique et des logiciels métiers). Maîtrise de l'écrit : capacité rédactionnelle Une expérience en collectivité territoriale serait un plus. - Sens du service public - Esprit d’équipe et qualités relationnelles - Ponctualité et disponibilité - Réactivité et polyvalence - Sens de l’organisation et de la prestation - Prise d’initiative, méthodique et organisation - Force de proposition ◊ Connaissances : - Connaître la réglementation jeunesse et sports - Notions de la comptabilité publique et d’analyse des coûts - Connaître la réglementation des ERP et les risques (vol, incendie, …) - Connaître la réglementation en matière d’hygiène et sécurité - Connaître les modes de fonctionnement et la règlementation des partenaires (DDCS, EN, OMS, etc.) - Connaître les procédures administratives - Connaître l’environnement territorial